L’administrateur des ventes est chargé de gérer le suivi administratif et commercial des commandes clients, depuis la saisie jusqu’à la facturation et la livraison. Il/Elle veillera au respect des délais, à la satisfaction client et à la bonne coordination entre les services internes (commercial, logistique, finance) dans un contexte international (Européen).

Au sein de l’équipe finance, vous aurez pour principales missions :

Gestion des commandes clients et suivi commercial

ð  Réception, traitement et validation des commandes clients tout en vérifiant que le corridor commercial est bien respecté.

ð  Vérification du stock d’accessoires et de la coordination logistique jusqu’à la livraison.

ð  Suivi des livraisons et gestion des délais en coordination avec les CSM.

ð  Maintenir la communication avec les clients concernant l’avancement des commandes.

Gestion administrative et contractuelle

ð  Élaboration et suivi des devis, bons de commande et factures.

ð  Gestion de la facturation : Préparation et émission des factures (récurrentes ou ponctuelles) en respectant les délais contractuels ; Mise à jour des outils internes pour garantir un suivi précis des dossiers clients.

ð  Assistance à la gestion contractuelle : gestion des contrats et création des fiches clients et référencement fournisseurs ; Suivi du renouvellement des contrats de maintenance et gestion des résiliations en collaboration avec les commerciaux.

ð  Archivage et mise à jour des documents administratifs sur l’ERP et le CRM pour simplifier le suivi

ð  Gestion des litiges : Analyse des réclamations clients liées à la facturation ; coordination avec les équipes commerciales, techniques et juridiques pour résolution rapide.

ð  Gestion des flux d’informations avec notre société de Leasing (Auum Finance qui finance nos propres actifs/équipements/machines) pour simplifier les paiements

Suivi des encaissements et recouvrement

ð  Suivi des règlements et relances en cas d’impayés y compris auprès de notre partenaire de leasing.

ð  Suivi des paiements : Surveillance des comptes clients pour identifier les retards de paiement ; Relances proactives par téléphone, email ou courrier (suivi personnalisé).

ð  Recouvrement : Mise en place et suivi des plans de paiement si nécessaire ;

ð  Reporting : Alimentation des tableaux de bord pour suivre les encours clients et les indicateurs de performance (DSO, taux de recouvrement, etc.).

Contribution à l’amélioration des processus :

ð  Proposition d’améliorations des outils et processus pour optimiser le traitement des commandes, la facturation et le recouvrement

ð  Collaboration avec la direction financière pour automatiser certaines tâches et renforcer la fiabilité des données.

Coordination entre les différents services

ð  Collaboration avec le service commercial pour assurer un bon suivi client

ð  Travail avec la comptabilité pour assurer un suivi financier rigoureux

ð  Interaction avec la production et la logistique pour garantir les délais de livraison

ð  Interface entre les clients et le service après-vente en cas de litige

• Diplômé(e) d’une école de commerce ou équivalent universitaire

• Vous capitalisez 2 années d’expérience sur une fonction similaire.

• Vous possédez de solides connaissances relatives aux processus ADV, à la gestion commerciale.

• Vous avez une bonne compréhension des documents commerciaux et logistiques (Factures, avoirs, BL )

• Vous êtes réactif (ve), efficace et autonome.

• Vous êtes rigoureux (se) et organisé(e).

• Vous avez le sens du service client.

• Vous êtes doté d’un esprit d’analyse : résolution de problème et gestion des litiges.

• Vous faites preuve de flexibilité et d’une capacité d’adaptation en fonction de vos interlocuteurs.

• Capacité à s’adapter aux outils internes (CRM, ERP, etc) et bonne connaissance du Pack Office. Une connaissance de l’outil Microsoft Business Central ; Sales Professionnel et Power BI est un plus.

• Un anglais courant est demandé.

Step 1 : Rencontre avec Juliette : Head of People

Step 2 : Rencontre avec Romain : Finance & Performance Analyst

Step 3 : Case study et restitution avec Nina : Head of Finance & Performance