La mission principale de l’Assistant (e) de Direction est d’organiser l’ensemble des activités du ou des Directeurs en préparant et suivant son activité, et en accomplissant toutes les tâches nécessaires à l’exercice quotidien de sa mission.

1. Optimiser la gestion de l’activité au quotidien du directeur/manager

o Gérer un agenda évolutif en assurant l’organisation et la priorisation des différents évènements (réunions, comités,…)

o Préparer en amont les documents et rapports nécessaires à son activité

o Accueillir et accompagner les visiteurs

o Contribuer au bon fonctionnement de l’organisation de rattachement (recueil et partage des dates de congés, distribution des courriers)

2. Assurer la gestion des activités annexes

o Organiser des déplacements en France et à l’étranger pour le dirigeant et/ou les N-1

o Organiser des séminaires, des workshops, des déjeuners/diners (présélection et gestion des prestataires, des sites et des activités, négociation tarifaire, gestion du budget alloué…)

o Assurer un accompagnement des équipes de l’organisation de rattachement lors d’évènements ponctuels

o Accueillir, intégrer et accompagner les nouveaux collaborateurs

3. Assurer le traitement, l’organisation et le partage de l’information

o Etablir et contrôler avant validation les notes de frais d Directeur et/ou de ses N-1

o Contrôler et valider les factures auprès des équipes et des prestataires en lien avec la comptabilité

o Gérer, suivre et archiver les dossiers opérationnels spécifiques à la direction de rattachement

· Expérience significative (5ans et +) dans l’assistanat de direction stratégique, dans un secteur de service – de références seront appréciées

· Idéalement expérience dans les secteurs de l’assurance et/ou de l’assistance

· Excellente communication orale et écrite

· Capacité d’adaptation avec interlocuteurs de tout niveau

· Excellent niveau d’anglais exigé à l’oral et à l’écrit (niveau minimum : C1)

· Maîtrise du pack Office et de Powerpoint en particulier

· Proactivité, Réactivité, Très grande rigueur, Excellent sens de l’organisation, Discrétion / sens de la confidentialité et de la diplomatie, Curiosité, orientation clients

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