Missions principalesL'Executive Assistant (EA) assure la liaison entre la Directrice Générale et les membres du Comité de Direction, aide à établir des priorités et est en charge des projets importants. L'EA joue un rôle essentiel dans la rationalisation des opérations, la gestion des priorités organisationnelles, la conduite d'études transversales, la coordination de projets globaux, la préparation de réunions et garantie l'efficacité de l'équipe.

Activités principales

Soutien à la Direction

• Anticiper les besoins de la Directrice Générale : s’assurer que le contenu de toutes les réunions est préparé, que les communications sont rédigées, que les priorités sont hiérarchisées et gérées, que les documents sont stockés et archivés,
• Coordonner et gérer la gouvernance du CODIR, y compris la préparation des ordres du jour, des présentations, l’enregistrement et le suivi des actions, le suivi et la surveillance de la réalisation des objectifs, la transmission des informations, la coordination des demandes d’informations et tout autre soutien nécessaire,
• En collaboration avec le Comité de Direction, préparer des notes stratégiques ou opérationnelles et des présentations pour divers publics,
• Collaborer étroitement avec le Comité de Direction, sur des sujets d’intérêt commun afin d’assurer une préparation efficace des réunions et des documents de présentation,
• S’assurer que les décisions prises sont suivies et mises en œuvre efficacement et que toutes les parties prenantes sont tenues informées des décisions et des actions en temps opportun,
• Fournir régulièrement des idées sur les moyens de clarifier la gouvernance et d’améliorer l’efficacité de la fonction,
• S’assurer que les réunions se déroulent de manière efficace en termes de contenu, de calendrier et de résultats,
• Être amener à administrer des Comités de Management Opérationnel et faire le lien avec le Comité de Direction ou toutes autres parties prenantes ; en faisant remonter pour arbitrage et décision les sujets qui le nécessitent,
• Contribuer à la préparation des plénières.

Etudes et analyses :

• Contrôler et suivre les livrables en étroite collaboration avec le Comité de Direction,
• Contribuer à améliorer la communication sur nos activités de transformations et business.

Vous avez le goût du challenge, l’esprit d’équipe et envie de rejoindre une entreprise responsable au service de ses sociétaires ? Devenez l’un des talents de la Mutuelle et rejoignez :

• Une structure à taille humaine au cœur de Paris ;
• Une entreprise qui incarne les valeurs d’expertise, d’agilité, d’engagement et de solidarité ;
• Un environnement inclusif (politique handicap et inclusion, accord diversité et égalité professionnelle, etc.) ;
• Un accélérateur de compétences (formations, mobilité) ;
• Un cadre de travail convivial et stimulant tourné vers la cohésion interservices privilégiant des méthodes de travail agile (travail hybride) ;
• Une entreprise engagée sur les enjeux sociétaux et environnementaux.

è Le saviez-vous ? En 2024, la Mutuelle s’engage à planter un arbre pour chaque recrutement !

NB : Dans le cadre de notre Politique Diversité et Inclusion, nous étudions à compétences égales l’ensemble des candidatures et notamment celles de personnes en situation de handicap.

Profil

De formation en école supérieure ou de formation académique (Bac +5), vous bénéficiez d’une expérience confirmée de minimum de 3 à 5 ans dans le domaine de l’assurance, monde mutualiste ou cabinet de conseil.

 Compétences techniques et relationnelles 

 Connaissances techniques

• Compétences en communication efficaces,
• Connaissance du monde assurantiel et/ou mutualiste,
• Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles,
• Niveau avancé d’analyse et de synthèse, expérience en gestion de projet et capacité de gestion du changement,
• Maîtrise des présentations PowerPoint, Note, etc… .

Capacités relationnelles

• Orientation vers la prestation de services avec la capacité d’apprendre et d’adopter l’amélioration continue des processus et de l’approche mise en œuvre,
• Esprit proactif, anticipation des besoins et des actions,
• Capacité à animer et faire coopérer différents intervenants,
• Excellente capacité d’écoute, humilité, pragmatisme et sens de la confidentialité.