Sous l’autorité du directeur d’établissement, elle/il sera sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative et financière. Elle/il appuie la gestion administrative de l’établissement Capdife composée de 17 salariés permanents et d’environ 70 salariés en transition professionnelle. Dans ce cadre, et sous la supervision de la RAF de Capdife, elle/il remplit les tâches décrites dans le paragraphe description des activités. 

Volet administratif

• Mise à jour de la base de données RH de nos salariés permanents et CDDI - Gestion du logiciel RH Kélio 

• Préparation des ordres du jour, feuille de présence et des comptes rendus pour les réunions d’équipe 

• Gestion administrative (création des dossier papiers pour les nouvelles entrées de personnel)

• Création des dossiers numériques (feuilles d’heures, planning, congés payés) 

• Création fiche salariés sur l’outil Viesion du département de l’Hérault 

• Réponses candidatures/stages 

• Tenir les engagements du FSE + (aide au bilan avec la RAF) 

• Accueil physique, téléphonique et courriers 

• Classement dossiers/archivage 

• Appui RAF si besoin 

Volet Social et RH

• Lien direct avec le cabinet comptable EXCO (envoi des dossiers d’entrées des salariés en transition professionnelle + envoi des éléments mensuels pour l’établissement des bulletins de paie et des soldes de tout compte) 

• Gestion des arrêts de travail et établissement des déclarations d’accidents de travail - Vérification des bulletins de salaires en fin de mois (heures d’absences, acomptes sur salaire, primes de paniers…) 

• Gestion des congés payés et alerte si besoin 

• Lancement des procédures disciplinaires en lien avec les CIP et le directeur d’établissement

• En lien avec notre responsable des ressources humaines au siège de notre association préparation et suivi administratif RH (avenants changement d’horaire de travail, établissement de courriers administratifs, déclaration AGEFIPH…) 

• Gestion intégrale de l’ASP (création salariés, PMSMP, formations, déclarations mensuelles…) 

• Suivi des PMSMP (mise à jour des tableaux) 

• Gestion de l’interface avec la plateforme ITOU en lien avec les CIP 

• Établissement des dossiers d’entrées CDDI (contrat de travail, renouvellement, déclaration préalable à l’embauche…) 

• Gestion, suivi et mise à jour des visites médicales (déclarations, prise de rendez-vous, annulation…) 

• Gestion de la mutuelle (envoi des adhésions et des portabilités) 

• Préparation des info coll en lien avec les CIP 

• Elaboration des notes de services en lien avec le directeur d’établissement et la RAF 

• Avoir une veille informationnelle (affichages obligatoires, données statistiques…) 

Volet Qualité

•  animateur du processus accueil et intégration

• CDD 6 mois 

• Salaire : selon CCN ACI 

• Emploi repère : Assistant.e administratif.ve niveau A ou B selon profil 35 heures 

• Poste à pourvoir dès que possible

• Poste basé à Clermont l’Hérault (34)