AR24, business unit de Docaposte dédiée à l’activité de recommandé électronique recherche un assistant de site sur Strasbourg à temps partiel :

 SECRETARIAT / LOGISTIQUE

­- Gestion du courrier (entrant et sortant), réception de marchandises

- Commande des déplacements de certains collaborateurs

- Gestion d’agendas et réservation de salles

­- Effectuer les accueils téléphoniques et physiques (collaborateurs/visiteurs), mettre à jour le cahier d'enregistrement des visiteurs ; faire les demandes de badge pour les visiteurs et récupérer les badges

­ - Secrétariat commercial : aide à la constitution de dossier de réponse à appel d’offres (récupérer les documents obligatoires etc…) ­      …), lancement des circuits de signature des contrats clients

­- Mets à jour les informations de l’entreprise sur différents sites et logiciels à la demande des clients ou prestataires;

­- Lancement de circuits de signature électronique

­- Réaliser les commandes de fournitures et petits matériels pour le bon fonctionnement du site

­ - Veiller au respect des consignes de tri dans le cadre de la démarche RSE

·     COMMUNICATION INTERNE / EVENEMENTIEL

­- Préparation et gestion du bon déroulé de la réunion mensuelle d’information du personnel

­- Organisation logistique d’évènements  internes (séminaire annuel, repas de noël, pots, visites clients…) : recherche de salles, traiteurs, demande de devis etc.

­ - Commande de cadeaux pour les naissances, mariages etc.

·     REFERENT SECURITE DES LOCAUX

­- Interlocuteur local de la Direction immobilier et services généraux en ce qui concerne la sécurité et la conformité des bureaux

­- Tenue du registre de sécurité

­- Veille au bon déroulement des contrôles de sécurité (électricité, incendie)

­- Participe à l’organisation des exercices d’évacuation du site

­ - S’assure de la bonne gestion du matériel de secours (trousse de soin, registre soin d’infirmerie, etc)

­ - Participe aux comités maintenance HSE organisés par le groupe

 ­- Tiens à jour le DUERP (Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels) en lien avec les managers concernés

·     RELAIS ACHATS ET COMPTABILITE

­- Réalise les demandes d’achats et suit les commandes associées pour les prestations relatives à ses missions

­ - Assure le contrôle des factures liées aux commandes réalisées

­ - Réalise le back-up de l’assistant administratif sur les commandes des autres services

·     RELAIS RH de proximité

­- Prépare avec le manager l’arrivée des nouveaux collaborateurs (commande de matériel, préparation de bureau, création de badge) et assure l’onboarding relatif au site (visite des locaux, présentation des consignes…)

­ - Communique à la RRH basée au siège à Ivry les courriers qui seraient arrivés par erreur à Strasbourg

­ - ­Procède aux affichages réglementaires à la demande de la RRH

 Ces activités ne revêtent pas un caractère exhaustif. Evolutives, elles peuvent être précisés et/ou modifiées.

Temps partiel : horaire matin ( 8h-12H)
Equipes : 60 collaborateurs à Strasbourg, 10 à Paris

• SAVOIR
 Niveau Bac + 2
 Formation BTS Assistant administratif ou de gestion de préférence
 Expérience professionnelle de 2 ans minimum dans un poste d'assistant polyvalent

• SAVOIR-FAIRE
 Maîtrise du Pack Office
 Connaissance de logiciels ERP (idéalement Sages X3) serait un plus
 Savoir analyser un devis, une facture
 Qualités rédactionnelles, excellente orthographe
 Pilotage

• SAVOIR-ETRE
 Prise d'initiative
 Polyvalence et adaptabilité
 Qualités relationnelles (écoute, esprit d'équipe), facilitateur
 Organisation
 Sens du service
 Discrétion et confidentialité