En tant qu’Assistant.e de direction / Chargé.e de mission, vous secondez et facilitez le travail des deux fondateurs et plus généralement des membres du COMEX. A ce titre, vos missions seront les suivantes :

1/ Chargé.e de mission auprès des deux fondateurs :

-          Gérer la messagerie et traiter par anticipation les mails et messages : lecture, tri et réponse lorsque cela est possible ;

-          Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels : rendez-vous internes / externes, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques ;

-          Anticiper, préparer et contrôler les documents ou informations nécessaires aux rendez-vous : ODJ, supports de communication, notes diverses en vue des rdvs et réunions (informations sur les personnes rencontrées ou sujets abordés), réalisation de comptes-rendus à l’issu du rendez-vous ;

-          Assurer une veille stratégique sur les sujets audiovisuels et plus particulièrement des sujets ponctuels liés à l’activités des dirigeants.

2/ Assistanat de direction des deux fondateurs :

-          Assurer une gestion efficace de l’agenda et de  l’emploi du temps au quotidien (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…) ;

-          Être le point de contact en interne pour organiser les rendez-vous, et relai des différentes demandes et informations ;

-          Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques ;

-          Gestion du courrier ;

-          Gérer et actualiser la documentation professionnelle.

3/ Assistanat de Direction des membres du COMEX et / ou autres Producteurs associés :  

- Apporter son assistance aux membres du Comex et/ou aux autres producteurs associés sur leurs demandes d’organisation de rdv, préparation de salles, organisation de déplacements, ou d’évènements internes et en support de projets spécifiques ;

- Assurer la gestion de leur agenda notamment quand il s’agit d’organiser des réunions /RDV où plusieurs membres du Comex doivent être présents.

4/ Office Management pour l’équipe de Direction et Producteurs associés :

-          Contribuer au bon fonctionnement de l’équipe en relai des fonctions supports ;

-          Participer ou organiser certains évènements internes (petits déjeuners, conférences, soirées, projections…) en lien avec les Services Généraux ;

-          Être en relai des Services Généraux sur les sujets IT, téléphonie ou office management auprès des membres de la Direction et des membres du COMEX ;

-          Le cas échéant : être capable de prendre le relai sur des sujets de communication simples (en l’absence du Responsable Com.) comme la rédaction de la Newsletter.

-          Vous avez un excellent relationnel ;

-          Vous êtres très organisé.e, autonome ;

-          Force de proposition, vous êtes orienté.e solution ;

-          Vous avez un sens aigu de la confidentialité  et un fort sens du service ;

-          Véritable couteau suisse, vous êtes polyvalent.e et savez répondre à divers demandes en vous montrant proactif.ve et réactif.ve ;

-          Passionné.e par l’audiovisuel, vous souhaitez évoluer dans ce milieu-là.

La diversité est primordiale : à compétences égales, Elephant garantit l’égalité des chances pour tous.

EC1. RH

EC2. Membre du Comex

EC3. Fondateurs