Au sein du service réhabilitation l’assistant (H/F) :

• Assiste les chargés d’opération (H/F) dans la conduite des missions internes, dans le respect des contraintes, délais et ressources disponibles.

• Contribue au fonctionnement collectif du service en assurant la communication des informations en fonction des sujets, des destinataires, de leur degré de confidentialité, tout en veillant à anticiper et traiter les priorités.

• Prend en charge la préparation et le traitement de dossiers ou d’évènements confiés par son
  responsable.

  Préparation / Conception / Réalisation

• Assure le traitement du courrier : enregistre les courriers entrants et sortants du service réhabilitation et valorisation patrimoniale
  Réceptionne, filtre et traite les appels téléphoniques

• Met en forme les courriers, notes et documents divers

• Rédige certains courriers, gère les rendez-vous

• Assure la préparation des dossiers de consultations, prépare les dossiers marchés et ordres de services

• Vérifie la conformité des dossiers d’agrément des sous-traitants et assure leur gestion

• Prépare les pièces nécessaires à l’établissement des dossiers d’agrément des opérations

• Envoie les déclarations d’ouverture de chantier et d’achèvement de travaux

• Prépare les pièces nécessaires à l’établissement des contrats d’assurances DO/TRC (Dommage
  ouvrage / Tous risques chantiers)

• Accomplit les démarches nécessaires aux demandes de branchements des concessionnaires

• Aide dans la saisie des mises à jour sur le logiciel de gestion

• Prépare les dossiers d’archivage en fin de programme, après l’année de parfait achèvement et après clôture des comptes

• Met à disposition les fournitures nécessaires au bon fonctionnement de la direction

  Coordination / information

• Participe au process d’affichage des permis de construire, de démolir, déclarations de travaux et fait procéder à la constatation par huissier de ces affichages

• Assure l’interface avec les autres directions
  Suivi / contrôle / reporting

• Suit les dossiers de demandes de branchements des concessionnaires

• Suit les échéances administratives à respecter par programme : délai de validité des permis de
  construire, délai d’engagement des travaux 18 mois après obtention des agréments de l’Etat

Bac + 2/3 type BTS assistant gestion PME-PMI / MO
Une première expérience de 2/3 ans sur le même poste est demandée