Au sein du service réhabilitation l’assistant (H/F) :
Assiste les chargés d’opération (H/F) dans la conduite des missions internes, dans le respect des contraintes, délais et ressources disponibles.
Contribue au fonctionnement collectif du service en assurant la communication des informations en fonction des sujets, des destinataires, de leur degré de confidentialité, tout en veillant à anticiper et traiter les priorités.
Prend en charge la préparation et le traitement de dossiers ou d’évènements confiés par son
responsable.
Préparation / Conception / Réalisation
Assure le traitement du courrier : enregistre les courriers entrants et sortants du service réhabilitation et valorisation patrimoniale
Réceptionne, filtre et traite les appels téléphoniques
Met en forme les courriers, notes et documents divers
Rédige certains courriers, gère les rendez-vous
Assure la préparation des dossiers de consultations, prépare les dossiers marchés et ordres de services
Vérifie la conformité des dossiers d’agrément des sous-traitants et assure leur gestion
Prépare les pièces nécessaires à l’établissement des dossiers d’agrément des opérations
Envoie les déclarations d’ouverture de chantier et d’achèvement de travaux
Prépare les pièces nécessaires à l’établissement des contrats d’assurances DO/TRC (Dommage
ouvrage / Tous risques chantiers)
Accomplit les démarches nécessaires aux demandes de branchements des concessionnaires
Aide dans la saisie des mises à jour sur le logiciel de gestion
Prépare les dossiers d’archivage en fin de programme, après l’année de parfait achèvement et après clôture des comptes
Met à disposition les fournitures nécessaires au bon fonctionnement de la direction
Coordination / information
Participe au process d’affichage des permis de construire, de démolir, déclarations de travaux et fait procéder à la constatation par huissier de ces affichages
Assure l’interface avec les autres directions
Suivi / contrôle / reporting
Suit les dossiers de demandes de branchements des concessionnaires
Suit les échéances administratives à respecter par programme : délai de validité des permis de
construire, délai d’engagement des travaux 18 mois après obtention des agréments de l’Etat
Bac + 2/3 type BTS assistant gestion PME-PMI / MO
Une première expérience de 2/3 ans sur le même poste est demandée