Nous recherchons un chargé de services généraux pour rejoindre notre service.

Principales tâches du poste au quotidien :

• S’assurer au quotidien de la bonne gestion / diffusion du courrier,

• Sécurité

  o   Gérer les contrats de surveillance des locaux (télésurveillance, vidéo-surveillance) ; Gérer les badges d’accès, le contrôle d’accès,

  o   Suivre la bonne exécution des marchés « sécurité incendie » et « contrôles électriques » jusqu’à mise en œuvre des actions correctives sur tous sites administratifs.

  o   S’assurer de tenir la liste à jour des guides et serre-files ; motiver des candidatures, mettre à jour les panneaux d’évacuation (tous sites administratifs),

  o s’assurer du bon déroulé des exercices d’évacuation, faire remonter tous les dysfonctionnements constatés

• Archivage

  o   Assurer la liaison avec le prestataire en charge de l’hébergement des archives, s’assure de la bonne indexation, assure la gestion logistique des archives physiques sur les sites avant intégration, veille à faire vivre les archives, gère la destruction

• Veiller au respect des procédures,

o   Courrier, véhicules qui engendrent des risques, clés, émission de badges …

• Maintenance des locaux

  o   Assurer le suivi et la gestion des incidents et éléments exceptionnels et courants.

  o   S’assurer du bon fonctionnent des sites : Tour de sites(vérification électrique, plomberie, armoires à pharmacie…), gestion et entretien du petit électroménager (machines à cafés, fontaines à eaux…)

  o    Déménagements et installation de mobiliser sur différents sites

• Administratif :

  o   Gérer les clés et les badges d’accès

  o   Réaliser les bon de commande et suivre l’exécution de la prestation

  o   Validation de la facturation

Suivi de l’activité :

• Coordonner les interventions des prestataires,

• Traiter les demandes des utilisateurs,

• Veiller au respect des procédures,

Assurer le reporting quotidien des activités :

• Assurer un reporting hebdomadaire des interventions,

Indicateurs de performances :

• Les délais de prise en compte des demandes, leur taux de résolution,

• Le suivi de leur escalade potentiel,

• La qualité du reporting,

• suivi des prestataires,

• L’accompagnement utilisateurs sur les projets.

Connaissances et compétences professionnelles requises :

• Connaissance des enjeux et processus Métiers,

• Capacité d’organisation, de priorisation et des activités,

• Qualité de reporting,

• Orientation Service,

• Esprit d’initiative,

• Coopération proactive,

BAC + 2 avec une expérience dans un poste similaire.