Missions de la Direction Technique

La Direction Technique avec ses deux pôles de compétences (Infrastructures & Superstructures, Patrimoine et Environnement) a en charge la définition des politiques techniques mises en œuvre par l’EPA et des commandes publiques correspondantes. Elle veille au triptyque « qualité-coûts-délais » pour l’ingénierie et les travaux dont l’EPA assure la maîtrise d’ouvrage, dans un souci d’optimisation de la gestion ultérieure.

Elle s’assure du respect par les prestataires et par les promoteurs des cahiers des charges définis par l’EPA en matière de qualité des travaux et de tenue des chantiers.

Elle pilote les remises en gestion aux collectivités et la gestion du patrimoine foncier et Bâti des établissements.                    

Elle est garante de la qualité urbaine et paysagère des opérations d’aménagement de l’EPA et veille au déploiement opérationnel de l’innovation dans un objectif de développement durable du territoire.

Elle participe et peut représenter l’EPA dans le réseau des professionnels de l’aménagement, de l’urbanisme, de l’architecture, du paysage, du bâtiment et des travaux publics.

Avec les Directions opérationnelles et les Directions de projet, la DT est garante de la qualité conceptuelle des espaces publics et traduit de façon opérationnelle les six défis du Plan Stratégique Opérationnel des établissements.

Le pôle infrastructures assure la maitrise d’ouvrage et l’ingénierie pour créer des espaces publics sur des ZAC.

Le Pôle superstructures, Patrimoine et Environnement a la charge d’une part, de la gestion et de l’entretien du patrimoine des EPA, que ce soit pour le patrimoine bâti ou pour les fonciers et d’autre part, le suivi de la gestion des superstructures des EPA.

Ce pôle assure le suivi des chantiers promoteurs, la gestion de la politique génie environnemental des établissements.

Missions principales du poste

L’assistant de direction H/F joue un rôle clé au sein de la direction technique, agissant comme un véritable pivot pour assurer une communication fluide et efficace. Il lui est demandé de collaborer efficacement avec les membres de la direction, les autres directions en interne, ainsi que les partenaires externes (collectivités, département, Disney, syndicats…).

Son objectif est d’optimiser les échanges, de faciliter la coordination des actions et de garantir une transmission d’informations rapide et structurée.

Gestion de l’Agenda et des réunions

·         Planifier et coordonner les rendez-vous et réunions complexes pour le Directeur Technique, l’adjoint au directeur et la responsable du pôle infrastructures,

·         Organiser les réunions internes et externes : réservation des salles, gestion des invitations, envoi des ordres du jour et des relevés de décisions,

·         Assurer la logistique : préparation des supports de présentation, vérification du bon fonctionnement des équipements dans les salles.

Communication et gestion des informations

·         Assurer l’accueil téléphonique, filtrer les appels et gérer l’accueil les visiteurs.

·         Gérer le courrier entrant et sortant : enregistrement des courriers reçus (mettre en place un tableau de suivi), diffusion et suivi des actions à mener telle que la rédaction des réponses

·         Rédiger et mettre en forme divers documents (courrier, compte-rendu, présentation)

·         Assister les ingénieurs dans le communication interne et externe des projets et chantiers en lien avec le service communication (publications LinkedIn, Intranet, etc.)

·         Gérer et actualiser des bases de données des prestataires et contacts professionnels (sous Outlook)

Support Administratif

·         Organiser les déplacements professionnels et suivre les ordres de mission de la vingtaine de collaborateurs de la Direction Technique

·         Gérer les commandes de fournitures en respectant le budget alloué et assurer leur suivi

·         Assurer l’archivage papier des documents de la direction et le classement électronique

Gestion Financière et suivi budgétaire

·         Saisir les demandes d’achats dans l’outil interne de gestion financière

·         Assister la direction technique dans la gestion du suivi des commandes et des factures

·         Contribuer au suivi de l’exécution budgétaire de la Direction Technique en complétant des tableaux de bord

·         Coordonner le suivi des marchés et le suivi de la computation des seuils des marchés avec l’appui du Service achats

·         Contribuer à la gestion des accords-cadres propres à la direction technique.

Veille Juridique

·         Participer à la mise en place d’une veille juridique et en assurer le suivi, en collaboration avec le directeur et son adjoint pour mieux suivre les évolutions réglementaires impactant les projet.

Planification

·         Utiliser les outils de gestion de projets pour organiser et suivre les tâches et échéances.

·         Participer activement à la mise en œuvre d’une politique de modernisation de la direction technique

·         Mettre en place et gérer un calendrier partagé pour optimiser la planification des réunions et les événements clés de manière à respecter les échéances

·         Établir des plannings à long terme pour assurer un suivi rigoureux des projets majeurs, avec des jalons et des objectifs clairs

Profil : Issu(e) d’une formation bac+2 minimum avec une expérience significative d’au moins 5 ans dans le domaine de l’assistanat de direction

Des connaissances en procédures de la commande publique et d’ordre général des procédures administratives et réglementaires, et une connaissance du métier de l’aménagement seraient un vrai plus.

Très bonne maitrise des logiciels Pack office et bureautiques

Bon esprit d’équipe allié à un sens de l’initiative et du collectif,

Autonomie, organisation, rigueur, esprit de synthèse et d’analyse, polyvalence, afin de pouvoir s’adapter facilement à des situations variées et imprévues

Aisance rédactionnelle et bonne orthographe, car nombreuses productions de documents de suivi et des rapports à destination de différents interlocuteurs internes et externes,

Curiosité pour être à l’affût des évolutions en vue d’améliorer l’organisation de la direction

Compétences requises :

>              Anticipation : Préparation en amont

>              Aptitude à raisonner

>              Autonomie : prise d’initiative et proactivité

>             Confidentialité sens du service discrétion

>             Gérer efficacement les priorités et les imprévus

• Présélection des candidatures (CV +LM) reçues par le service des RH

• Entretien en présentiel avec le Directeur Technique et la Responsable RH