RECRUTEMENT DANS LE CADRE D’UN REMPLACEMENT DE CONGE MALADIE

L’assistant opérationnel H/F est garant :

• De la bonne organisation des réunions pour les membres de la Direction Opérationnelle ou de la Direction de projet (Chargé(e) d’affaires : Responsables aménagement, Ingénieur(e)s-chargé(e)s d’opérations, architectes-urbanistes…)

• De la formalisation, du regroupement, suivi, contrôle et classement d’un certain nombre d’informations et de documents propres au montage et à l’exécution d’opérations d’aménagement (formalisation des marchés, suivi administratif des travaux, reporting divers…)

Entre les trois Directions Opérationnelles et les trois Directions de projets de l’établissement, l’assistant(e) pourra être amené(e) à remplacer les autres assistants opérationnels pendant les périodes d’absences afin d’assurer la continuité du service.

ASSISTANCE DE DIRECTION

• Préparer et organiser les réunions (réservation de salle, convocation, préparation des dossiers), accueillir les visiteurs,

• Gérer les appels téléphoniques entrants,

• Gérer l’agenda du Directeur et des équipes projet

• Traiter le courrier,

• Rédiger et mettre en forme des documents de communication écrite (courrier, compte-rendu, présentation),

• Assurer le classement électronique et papier de la documentation projet,

• Regrouper les informations transmises par les membres de la Direction opérationnelle ou de projet pour la préparation des dossiers de reporting (financiers, autres, etc.…)

• Organiser les déplacements, suivre les ordres de mission de l’ensemble des membres rattachés à la Direction Métier, suivi des frais correspondants

• Gérer les indemnités kilométriques

• Gérer les commandes fournitures

ASSISTANCE ADMINISTRATIVE et FINANCIERE

ð  Dans le cadre des marchés à procédure adaptée, marché inférieur à 25 000 euros

• Traitement de la formalisation par saisie dans le logiciel financier (Sifow) sous contrôle du Directeur Opérationnel : vérification du devis (cohérence des dates, dans le cadre des marchés à bons de commandes prix BPU et prix nouveaux)

• Demande de création de fournisseur auprès du service financier et de modification des données fournisseurs en cas de besoin (changement adresse, SIRET …)

• Création et suivi des engagements sous logiciel financier SIFOW

• Demande de transfert de budget en cas de besoin avec référence demande achat

• Suivi des validations des demandes d’achats par le service financier

• Traitement des retours du service financier pour envoi aux fournisseurs (engagement et bon de commande) et service facturier

• Scan du devis sur Sifow dûment validé et signé par les personnes habilitées par la délégation de signature

• Envoi auprès prestataires

• Suivi et classement tableau chrono assistantes et tableau de la direction opérationnelle

ð  Dans le cadre des marchés à procédure adaptée, marché inférieur à 50 000 euros

• Demande de formalisation avec envoi de la fiche (marché 25-50) établie par le chargé d’affaire par mail sur la boîte générique du service achat

• Lancement de la consultation auprès des prestataires

• A réception des trois offres fournisseurs, mise en circulation du rapport d’analyse pour signature

• Rédaction et envoi des courriers d’attribution ou de déliement

• Vérification de l’envoi de la notification du marché auprès du prestataire retenu

• Mise à jour du tableau de suivi de la direction opérationnelle et chrono assistante

• Enregistrement réseau des pièces notifiées

ð  Dans le cadre des marchés formalisés supérieurs à 50 000 euros et 90 000 euros

• Transmission au service achat de la fiche de formalisation des contrats, cahier des charges ou CCTP établis par le chargé d’affaire ainsi que les pièces annexes

• Dans le cas d’une consultation de MOE supérieure à 90 k€ - préparation avec le chargé d’affaire de la note CESR, transmission au service achat pour validation et inscription auprès la direction générale pour passage en CESR

• Mise à jour le tableau de suivi de la direction opérationnelle et prévisionnel de budget des plus de 50 k€ et 90 K€ avec vérification des fiches de formalisation en lien avec le service achats.

• Suivi en collaboration avec le chargé d’affaire de l’évolution de la consultation

• Circulation en interne si nécessaire dans le cadre de la consultation de la note CGEFI

• Réception des marchés notifiés, classement réseau, mise à jour tableau de suivi de la direction opérationnelle concernée et vérification en parallèle du tableau prévisionnel des marchés, transmission MOE d’un exemplaire marché notifié

ð  Dans le cadre des marchés subséquents relatifs aux accords-cadres

• Rédaction et transmission au service achat de la fiche de formalisation et du cahier des charges établi par le chargé d’affaire

• Suivi en collaboration avec le chargé d’affaire de l’évolution de la consultation

• Circulation en interne si nécessaire dans le cadre de la consultation de la note CGEFI

• Réception des marchés notifiés, classement réseau, mise à jour tableau, transmission à la MOE d’un exemplaire marché

ð Phase d’exécution des projets (en fonction de la présence ou non d’une MOE) :

• Réalisation des opérations administratives relatives aux réceptions des travaux : réception des PV de réception sous la responsabilité du chargé d’affaires, préparation des décisions de réception (EXE6 et EXE9 en cas de réserves) sous le contrôle des ingénieurs chargés d’opérations et les transmettre au titulaire du marché et au gestionnaire marchés

• Suivi des factures : Traitement des demandes de pièces complémentaires et notes d’observations transmises via le logiciel Sifow et pièces de dépenses sans engagement

• Organisation du classement des documents et transmettre les dossiers à archiver au pôle archives selon la procédure en cours,

• Préparation des PV de remise en gestion des ouvrages sous le contrôle des ingénieurs chargés d’opérations et vérification du circuit des signatures internes, externes (enregistrement des envois, des retours et classement physique et numérique)

• Traitement des demandes de remboursement dépôt de garantie

• Courriers de suivi des échéances promoteurs (DCE, libération des emprises, mises à l’habitation …) et organisation des réunions afférentes,

Formation : Bac+2 avec une expérience significative d’au moins 2 ans dans le domaine de l’assistanat opérationnel.

Une connaissance des procédures des marchés publics et du métier de l’aménagement est nécessaire.

Qualités requises : Savoir-faire et savoir-être requis :

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,

• Maîtrise des techniques et méthodes de classement,

• Aptitude et goût au travail d’équipe,

• Bonnes capacités à gérer les priorités et à s’organiser

• Réactivité et souplesse,

• Bon relationnel

Présélection des candidatures (CV +LM) reçues, pour un entretien téléphonique avec le Service des RH
1er entretien en présentiel avec le responsable hiérarchique, présence éventuelle de la RRH