Epic recherche un.e Responsable Événements (Events Manager) pour gérer sa stratégie événementielle et organiser des événements engageants pour ses donateurs et partenaires. Epic organise ou co-organise des événements réguliers aux formats variés (afterworks, gala annuels, petit-déjeuners, déjeuners et dîners, enchères, etc) dans plusieurs villes (Paris, Bruxelles, Londres, NYC) avec des contenus engageants et des intervenants / artistes de marque (Grand Corps Malade, M, Lola Young, Tony Estanguet, Ophélie Meunier, Martin Solveig, Denis Brogniart, Nazanine Zaghari-Ratcliffe, etc).

Le/la Responsable Événements travaillera sous la direction de la Directrice Engagement et évènements.

Ce poste permettra au titulaire d’approfondir son expérience pratique dans la gestion d’événements et la coordination d’activités pour une organisation à but non lucratif en évolution rapide. Il ou elle sera impliqué(e) dans des projets divers et stimulants, tels que la gestion du calendrier des événements, la recherche de formats innovants, la supervision des budgets, et l’évaluation de la performance des événements. Étant donné que certaines équipes d’Epic sont basées à Londres et que les organisations du portefeuille ainsi que le réseau de donateurs d’Epic sont internationaux, un excellent niveau d’anglais (oral et écrit) est indispensable. De plus, une bonne maîtrise du français (oral et écrit) est également requise pour interagir efficacement avec les équipes et partenaires locaux.

Ce poste travaillera avec une équipe fortement engagée dans un environnement international. Étant donné la nature polyvalente des responsabilités et la petite taille de l’équipe, les candidats devront faire preuve de flexibilité, d’adaptabilité et de capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome.

Epic offre un environnement de travail enrichissant et agréable avec des opportunités de croissance professionnelle et de développement de réseau. Il s’agit d’une occasion passionnante de rejoindre une organisation innovante qui place l’impact social au cœur de sa mission.

Responsabilités

• Contribuer à la stratégie événementielle d’Epic et assurer :

o   La gestion du calendrier des événements et leur production

o   L’innovation dans les formats et la qualité de production

o   Le respect des budgets alloués

o   La mise en place d’indicateurs de performance et le suivi post-événement

• Coordonner l’organisation des Galas annuels à Paris, Londres, Bruxelles, New York et à tout autre endroit selon l’évolution de la stratégie de la fondation

• Rechercher et organiser des expériences uniques pour la vente aux enchères annuelle

• Planifier les déjeuners Ambassadeurs, événements Pledgers, et autres événements de la communauté Epic

• Coordonner le voyage international annuel d’engagement terrain des grands donateurs, ambassadeurs, et membres des boards consultatifs

• Identifier, sélectionner et négocier avec les prestataires et lieux, tout en développant et entretenant des relations professionnelles solides avec eux.

• Concevoir et envoyer les invitations et save-the-dates, ainsi que gérer les relances et rappels.

• Superviser la gestion des listes d’invités via Salesforce, assurer le suivi des RSVP et mettre à jour et assurer la fiabilité de la base de données événementielle.

• Organiser et superviser la Summer Party et la soirée annuelle d’équipe

• Planifier et coordonner le séminaire annuel de l’équipe

• Collaborer avec les autres équipes d’Epic lorsque celà est requis (Marketing & Communication, Développement, Programmes, Opérations, etc).

• Toute autre tâche qui pourrait lui être attribuée dans le cadre de ses fonctions.

Compétences et qualifications requises pour ce poste

• Doit avoir le droit de travailler en France

• Minimum de 5 ans d’expérience en organisation d’événements ou gestion de projets

• Personnalité dynamique, ouverte, autonome

• Rigoureux avec une forte attention aux détails

• Grande capacité d’adaptation, de flexibilité et d’agilité

• Capacité et intérêt à travailler dans un environnement à but non lucratif et international en constante évolution, exigeant, stimulant et dynamique.

• Excellent niveau d’anglais et de français (écrit et parlé) requis. Veuillez noter que les entretiens seront menés en anglais et en français.

• Disponibilité pour travailler en soirée pour les événements organisés

• Maîtrise de la suite Google

• Expérience avec Salesforce (ou un autre CRM) est appréciée.

• Une expérience avec Canva, InDesign, Photoshop, Première Pro sera appréciée.

  Paramètres du contrat

• Poste basé à Paris, France.

• Type de contrat : CDI.

• Fourchette de salaire : €38-43k bruts annuels, en fonction de l’expérience et du profil

• Poste à pourvoir dès que possible

Avantages sociaux et compensation supplémentaire

• Chez Epic, nous valorisons notre équipe et nous nous efforçons d’offrir un environnement de travail soutenant et gratifiant. Nos avantages comprennent :

• Modalités de travail flexibles : Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine.

• Congés payés généreux – 25 jours (5 semaines) de congés payés annuels, plus les jours fériés, ainsi qu’une fermeture des bureaux entre Noël et le Nouvel An.

• Couverture santé complète – Assurance santé privée via Alan, avec Epic couvrant 50 % des frais de l’employé, ainsi que 50 % pour leur partenaire et leurs enfants.

• Allocation culture et sports – Une allocation annuelle de 150 € pour des activités culturelles ou sportives pour les employés éligibles

• Subvention de transport – Epic couvre 50 % des frais de transport local, y compris les abonnements Navigo et SNCF.

• Indemnité de repas – Les employés reçoivent des chèques-repas via la carte Swile d’une valeur de 10,50 € par jour, avec 60 % pris en charge par Epic.

• Indemnité de télétravail – Une contribution mensuelle au télétravail de 60 % des frais de base, ou 26 € maximum, pour les employés éligibles.

Notre processus comprend pour les candidates présélectionné(e)s : un entretien téléphonique d’éligibilité , un entretien avec la Directrice Engagement et évènements, une étude de cas, un entretien avec la DAF et la COO, la validation des références, puis un entretien final avec notre CEO.

Epic est dédiée à garantir l’égalité des chances en matière d’emploi. Nous recrutons en fonction du mérite, et tous les candidats seront considérés pour cette offre indépendamment de l’âge, du handicap, de l’identité de genre, de l’état civil, de la grossesse, de l’origine ethnique, de la religion, du sexe ou de l’orientation sexuelle. Chez Epic, nous recherchons des individus partageant notre passion pour ce que nous faisons, apportant des parcours, des perspectives et des expériences diverses pour avoir un impact positif collectif.

Si vous avez besoin d’aide pour votre candidature ou pour vous préparer à un entretien pour l’un de nos postes vacants, n’hésitez pas à nous contacter. Nous nous engageons à vous offrir une expérience positive et confortable.