Depuis janvier 2018, il est devenu impossible pour certains industriels de la santé de prendre en charge directement des participants à un congrès. Ils nous confient leur budget et nous nous occupons à leur place de faire venir les professionnels de santé et de gérer tous les aspects logistiques de leur venue : invitation, badge, transport, hôtel, transfert etc.

Au sein d'une équipe de 7 personnes dont 2 chefs de projet votre mission consiste à leur apporter un support administratif et opérationnel sur les dossiers en cours et ainsi de contribuer au bon fonctionnement du service.

Parmi vos missions :

• Paramétrer la plateforme de gestion opérationnelle

• Contribuer au process de sélection des participants aux congrès

• Envoyer les invitations, suivre les réservations (voyages, allotements, facturation, encaissement, etc.)

• Assurer un helpdesk aux participants (inscription, billetterie, hôtel, transferts)

• Procéder aux différentes relances téléphoniques et emailing nécessaires

• Réaliser des rapports statistiques réguliers sur chaque opération en cours

• Contribuer au suivi administratif et comptable des dossiers et à leur clôture (encaissements, remboursements, rapports finaux financiers, enquêtes, etc.)

• Vous avez une expérience dans la gestion d'événements internationaux ou réservation de voyages affaires (agence de voyage)

• Vous êtes impliqué(e) dans ce que vous faites, rigoureux(se), réactif(ve) et flexible

• Vous avez un grand sens du service, du travail en équipe et aimez trouver des solutions

• Vous aimez travailler sur un poste aux missions variées et mener de front plusieurs tâches en même temps

• Notre environnement réglementaire est assez complexe. Si vous le connaissez déjà, ce sera un vrai plus !

Vos compétences techniques :

• Vous êtes parfaitement à l'aise en anglais, à l'écrit comme à l'oral – Niveau demandé : B2/C1

• Vous avez des compétences en gestion comptable et administrative

• Vous maitrisez les outils bureautique (Excel, Outlook, Word, etc.)