En tant qu’Office Manager / Assistant(e) Polyvalent(e), vous jouerez un rôle clé dans l’organisation et le pilotage des activités du service. Vous devrez faire preuve d’une grande capacité à organiser, gérer les priorités et, lorsque nécessaire, déléguer certaines tâches, tout en veillant à la qualité et à la fluidité des processus.

1. Organisation et gestion des activités du service

• Structurer les tâches du service en mettant en place des outils et processus adaptés.

• Planifier les activités prioritaires et assurer un suivi rigoureux des échéances.

• Gérer les demandes internes et externes tout en garantissant une répartition équitable des responsabilités.

• Superviser les opérations quotidiennes, en identifiant les tâches qui peuvent être déléguées à d’autres membres de l’équipe ou à des prestataires.

2. Coordination et support opérationnel spécifique au service

• Suivre les commandes et les factures fournisseurs via des outils tels que Click’nBuy, Coupa, ou eProc, en respectant les processus internes.

• Mettre en place des tableaux de bord et des plannings pour assurer un suivi clair des projets ou dossiers en cours.

• Faciliter la collaboration avec d’autres départements (ex. Finances, Achats, RH) pour garantir une coordination fluide des activités.

• Soutenir le service dans la préparation de documents, présentations ou rapports stratégiques.

3. Gestion des priorités et éventuelle délégation

• Identifier les priorités du service et ajuster les plannings en fonction des besoins.

• Déléguer certaines tâches lorsque cela est pertinent, tout en garantissant un contrôle qualité et un suivi régulier.

• Être proactif(ve) dans la résolution des problèmes pour permettre au service de fonctionner efficacement.

4. Communication et relations transversales

• Assurer le rôle d’interface entre le service et les interlocuteurs internes/externes.

• Centraliser et diffuser les informations importantes pour garantir une bonne coordination.

• Rédiger des supports écrits (rapports, synthèses, comptes rendus) pour suivre les activités et formaliser les décisions prises.

5. Amélioration continue et réactivité

• Proposer des améliorations dans les méthodes de travail et les processus du service.

• Réagir rapidement aux imprévus ou urgences et ajuster les priorités en conséquence.

• Anticiper les besoins du service pour éviter les retards ou interruptions.

Compétences et qualités requises

1. Savoir-faire

• Excellente capacité à organiser et structurer les activités de manière méthodique.

• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office 365, Excel avancé, outils collaboratifs comme Teams, SharePoint).

• Bonne connaissance des outils de gestion des commandes et de la facturation (Click’nBuy, Coupa, eProc).

• Compétences avérées en gestion des priorités et, si nécessaire, en délégation.

• Aptitude à coordonner des projets transversaux impliquant plusieurs parties prenantes.

2. Savoir-être

• Esprit structuré et orienté solutions, avec une grande capacité d’adaptation.

• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec les autres.

• Rigueur et sens du détail pour garantir la qualité des missions confiées.

• Excellentes compétences en communication écrite et orale.

• Proactivité et leadership pour accompagner les équipes ou partenaires externes lorsque nécessaire.

Formation :

• Bac+2 minimum en gestion, administration ou équivalent.

Expérience :

• 2 à 5 ans d’expérience dans un poste nécessitant une forte capacité organisationnelle et une gestion rigoureuse des priorités.

• Une expérience en environnement structuré ou international (ex. industrie, services, aéronautique) est un plus.

Langues :

• Français courant (obligatoire).

• Anglais technique (écrit et oral).

Softskills :

• Esprit structuré et orienté solutions, avec une grande capacité d’adaptation.

• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec les autres.

• Rigueur et sens du détail pour garantir la qualité des missions confiées.

• Excellentes compétences en communication écrite et orale.

• Proactivité et leadership pour accompagner les équipes ou partenaires externes lorsque nécessaire.

Hardskills :

• Excellente capacité à organiser et structurer les activités de manière méthodique.

• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office 365, Excel avancé, outils collaboratifs comme Teams, SharePoint).

• Bonne connaissance des outils de gestion des commandes et de la facturation (Click’nBuy, Coupa, eProc).

• Compétences avérées en gestion des priorités et, si nécessaire, en délégation.

• Aptitude à coordonner des projets transversaux impliquant plusieurs parties prenantes.

Perspectives d’évolution

• Évolution prévue vers CDI après CDD.

• Possibilité d’évoluer dans une structure encourageant l’autonomie et l’amélioration continue.

Pourquoi les rejoindre ?

• Une opportunité de contribuer activement à l’organisation et à la réussite stratégique d’un service clé.

• Un environnement de travail stimulant où vos compétences en gestion et en coordination seront valorisées.

• La possibilité d’évoluer dans une structure encourageant l’autonomie et l’amélioration continue.

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