Nous recrutons pour notre client, Un(e) Office Manager en CDI.

MISSIONS

Sous la responsabilité de la Directrice des opérations, vous jouerez un rôle central, contribuant activement aux tâches suivantes :

Comptabilité / facturation (50%) :

Fournisseurs

• Centralisation de la réception des factures dans la boîte comptabilité

• Enregistrement et saisie des factures dans le logiciel comptable MyUnisoft et archivage sur Sharepoint

• Vérification des affectations comptables (compte 6, 401…)

• Préparation et vérification des factures à régler

Clients

• Emission des factures clients (adhésion, labellisation, formation) et gestion des différents portails de dépôt et d’enregistrement des factures chez les clients.

• Suivi des factures impayées, relances et gestion du recouvrement.

• Enregistrement des pdf des factures dans le logiciel comptable MyUnisoft et archivage sur Sharepoint

• Vérification des affectations comptables (compte 7, 411…)

Banques

• Intégrations bancaires quotidiennes des règlements émis et reçus dans le logiciel MyUnisoft

• Lettrages des comptes 401 et 411

Services généraux et QVT (30% du poste)

• Assurer la sécurité et le confort des espaces de travail

• Gestion et contrôle des badges d’accès aux locaux, pour les salariés et les stagiaires MBA

• Suivi de la maintenance obligatoire des locaux dans le cadre de notre statut d’ERP

• Participation à la négociation et gestion des contrats avec les fournisseurs (nettoyage, maintenance, téléphonie, Internet etc..)

• Supervision de l’entretien des locaux

• Gestion des commandes des fournitures et équipement des locaux

• Accueil des visiteurs en soutien ponctuel des coordinatrices de formation

• Accueil téléphonique (moins de 10 appels par jour)

• Accompagnement des utilisateurs à l’usage du matériel spécifique (écrans des salles de formation..) former les coordinatrices

• Suivi de l’état du parc informatique (ordinateur, écrans etc.) et gestion du renouvellement en lien avec l’informaticien (externe)

Gestion administrative & Administration du personnel (10% du poste)

• Mise à jour des données administratives de l’entreprise sur les portails clients (Provigis, EAttestation, My Procurement,…)

• Gestion des notes de frais : centralisation des notes de frais des collaborateurs, contrôle et archivage des justificatifs sur le Sharepoint, enregistrement dans le logiciel comptable MyUnisoft

• Préparation des commandes de titres restaurant

• Gestion de l’Onboarding + Offboarding des collaborateurs

• Suivi et organisation et des visites médicales

Autres responsabilités (10% du poste) :

• Gestion des locations des salles de formation pour les clients (émission de devis, préparation des salles, facturation)

• Organisation de petits déjeuners/ réunions d’équipes

• Participation à l’organisation d’évènements internes et externes (Commande et gestion des coursiers,..)

Vous avez une formation (Bac+2/3) en Comptabilité, Gestion administrative ou Gestion d’entreprise avec une expérience de 3/4 ans sur des postes similaires. Vous savez réaliser de la facturation client et fournisseurs.

Les savoirs et savoir-faire :

• Connaissance de base des principes de facturation et de comptabilité (accompagnement possible à l’utilisation de la plateforme My Unisoft à la prise de poste par l’expert-comptable)

• Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel etc..) et appétence pour les outils digitaux (plateformes)

• Compréhension l’information et la mettre en application

Les savoir-être :

• Polyvalence et proactivité

• Bonne humeur et esprit d’équipe

• Organisation, rigueur et fiabilité

• Discrétion, respect de la confidentialité

• Capacités à bien gérer les priorités

• Curiosité d’esprit, envie d’apprendre et autonomie

CONDITIONS

• CDI - 37h avec 11 jours de RTT

• Salaire : 35/40K brut annuel (selon profil)

• Poste ouvert au télétravail (1 jour par semaine à adapter en fonction des impératifs.

Pourquoi les rejoindre ?

• Vous occupez un poste très polyvalent avec beaucoup d’autonomie et de responsabilités

• Vous rejoignez une équipe dynamique, soudée et bienveillante dans le milieu des Ressources Humaines et de la Formation.

• Vous travaillez au sein de locaux agréables et modernes et très bien situés au sein du 15ème arrondissement.

• Entretien visio avec un recruteur de Facilib

• Entretiens avec le client