La Fondation Fondamental est une Fondation de coopération scientifique dans l’innovation en faveur des maladies mentales. Créée en 2007 par le ministère de la Recherche, elle a été fondée par Marion Leboyer qui en est sa Directrice Générale. Rejoignez-nous pour trouver des solutions pour les patients, lever le tabou des maladies mentales, améliorer les parcours de soin et trouver de nouveaux traitements.

Dans ce cadre, la Fondation recherche un(e) Assistant(e) de Direction dont les missions sont transverses afin d’assister la Secrétaire Générale. Nous recherchons une personne dynamique ayant une expérience significative notamment en gestion financière et comptable, avec une appétence pour les chiffres.

A ce titre, les missions principales dont la liste n’est pas exhaustive, sont les suivantes :

Activités comptables et suivi des conventions, plus particulières du PEPR

-                   Contrôle de la conformité des conventions, suivi des signatures.

-                   Etablissement et émissions des appels de fonds/factures en adéquation avec les conventions.

-                   Suivi des livrables des conventions : rapports, pièces justificatives, alerter l’équipe Recherche des deadlines.

-                   Suivi et contrôle des opérations comptables (factures fournisseurs essentiellement) et saisie dans le logiciel comptable.

-                   Support pour le suivi de trésorerie auprès de la SG.

-                   Saisie et mise à jour des projets dans l’ERP au niveau administratif et comptable.

-                   Préparation et contrôle des notes de frais du personnel de la Fondation.

Activités administratives et Assistanat de Direction

-                   Enregistrement des fiches d’inclusions des patients BP- SZ et Bio-banque dans les bases de données, classement des fiches papier dans les classeurs correspondants à la pathologie et aux centres experts dont ils dépendent.

-                   Saisie des consentements des patients avec leur date d’effet dans les bases de données, renseignement des données manquantes si besoin, archivage papier par centres experts, par date et par pathologie.

-                   Comptabilisation annuelle des patients sous protocoles, par pathologie et par centres, et transmission aux personnes concernées.

-                   Suivi des patients indemnisés : maintien à jour de la liste des patients concernés, recueil des documents nécessaires par mail ou téléphone auprès des patients (RIB et Carte grise du véhicule) saisie des données spécifiques (puissance fiscale du véhicule, distance entre lieu d’habitation et centres experts), calcul des sommes dues et transmission des fiches de déplacement à l’ARC pour règlement.

-                   Gestion et suivi des indemnisations des patients.

-                   Préparation, gestion/suivi des notes de frais des collaborateurs et de la Direction Générale.

-                   Secrétariat de la Direction Générale et de la Secrétaire Générale.

-                   Gestion de la flotte des téléphones, office management (imprimante, consommables…)

-                   Gestion d’agendas et prises de rendez-vous,

-                   Comptes-rendus de réunion, commandes administratives, courriers, classement de la SG, archivage administratif des dossiers de la Recherche.

-                   Organisation de réunions et de voyages : logistique, réservations traiteur, hôtels, transport, congrès, et c

COMPETENCES ET CONNAISSANCES TECHNIQUES

- Règles et techniques comptables de base privées et/ou publiques si possible

- Comptabilité analytique

- Pack Office complet

- Anglais courant souhaité

COMPETENCES PERSONNELLES

- Auto-évaluation et apprentissage permanent

- Autonomie

- Discrétion

- Gestion du stress

COMPETENCES CONCEPTUELLES

- Organisation et gestion du temps

- Rigueur et précision

- Agilité

- Réactivité et adaptabilité aux changements

COMPETENCES RELATIONNELLES

- Capacité à communiquer et à rendre compte

- Capacité à interagir avec les partenaires et les sous-traitants

Formation : BTS ou DUT minimum, en finance, comptabilité, gestion, assistanat

Expérience : profil expérimenté exigé

Contrat à durée indéterminée

Temps complet

Salaire selon profil et expérience

Premier contact avec la Responsable RH. Entretien avec la Secrétaire Générale.

Début de contrat le plus rapidement possible.