Foxglove est une PME dynamique comptant 25 collaborateurs, spécialisée dans le conseil en SEO. Pour accompagner notre développement et structurer nos activités, nous recherchons un(e) Bras droit du dirigeant. Ce rôle stratégique implique une supervision des activités administratives, le suivi des équipes et un soutien opérationnel direct à la direction.

Vos missions principales :

• Soutien opérationnel à la direction :

o    Gérer et optimiser l’agenda du dirigeant.

o    Organiser des réunions stratégiques, des événements et des déplacements professionnels.

o    Participer à la préparation et au suivi des décisions prises par la direction.

o    Soutien à la direction quant à la création des offres commerciales. 

• Supervision administrative :

o    Assurer le suivi de l’exécution des missions des équipes, vérifier le respect des délais et des priorités.

o    Superviser l’organisation et le rangement des livrables, garantir leur accessibilité et leur conformité.

o    Coordonner les tâches administratives transversales et les projets en collaboration avec les équipes.

• Gestion financière et administrative :

o    Assurer le suivi des factures, des paiements et des relances clients.

o    Gérer la relation avec les fournisseurs et le suivi des contrats.

o    Fournir un reporting régulier à la direction sur les aspects administratifs et financiers.

• Communication et coordination interne :

o    Créer un lien fluide entre la direction et les différentes équipes.

o    Encourager et superviser la collaboration entre départements pour une exécution optimale des projets.

• Office management :

o    S’assurer que les locaux soient accueillants pour les clients et les équipes. 

o    Organiser les sorties d’équipes (1 toutes les 6 semaines environ).

• Expérience confirmée : Vous avez une expérience significative dans un poste similaire, idéalement en PME, et vous comprenez les enjeux d’une structure à taille humaine.

• Polyvalence et leadership : Vous savez jongler entre des tâches variées et mobiliser les équipes autour des objectifs communs.

• Rigueur et organisation : Votre sens de la planification et du détail vous permet d’anticiper les besoins et de gérer les priorités avec efficacité.

• Compétences relationnelles : Vous êtes diplomate, communicant(e) et capable de travailler avec différents interlocuteurs.

• Maîtrise des outils digitaux : Vous êtes à l’aise avec les logiciels bureautiques et collaboratifs (Excel, outils de gestion de projet, etc.).

Étape 1 : Pré-sélection des candidatures

• Objectif : Identifier les profils les plus pertinents.

• Actions :

  • Analyse des CV et lettres de motivation en fonction des critères définis (expérience, compétences, adéquation au poste).

  • Pré-sélection d’une dizaine de candidats maximum.

Étape 2 : Entretien en visio (30-45 minutes)

• Objectif : Valider l’intérêt et les compétences clés.

• Actions :

  • Discussion rapide sur le parcours du candidat et ses motivations.

  • Questions sur ses expériences passées liées au rôle (gestion de projets, supervision administrative, autonomie).

  • Évaluation des premières impressions sur la communication et l’attitude.

Étape 3 : Entretien en présentiel avec les deux associés étude de cas

• Objectif : Évaluer les compétences techniques et la capacité à s’intégrer à l’équipe.

• Actions :

  • Entretien approfondi avec les dirigeants

  • Présentation d’une étude de cas pratique

  • Évaluation des compétences organisationnelles, de la réflexion stratégique et des qualités humaines.

Étape 4 : Vérification des références et offre d’embauche

• Objectif : Confirmer les informations et sécuriser le choix.

• Actions :

  • Contact des anciens employeurs ou collaborateurs pour recueillir des avis sur le candidat.

  • Discussion finale pour valider les attentes mutuelles (conditions, valeurs, objectifs).

  • Proposition d’embauche formelle avec un retour rapide.