Sous la responsabilité de la Directrice de Log’ins 91, et en lien avec la Responsable d’Accompagnement Social et Professionnel ainsi qu’avec le Responsable d’Exploitation, vos principales missions seront :  

1. Accueil et secrétariat

• Prendre en charge l’accueil téléphonique, l’accueil sur le site et l’orientation des personnes.
• Réceptionner les candidatures parvenant sur le site, et les transmettre au RASP ou à la direction.
• Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossier, rédaction des comptes rendus de réunion quand nécessaire.
• Faciliter la bonne transmission des informations du planning aux encadrants et salariés en insertion.

1. Suivi administratif des salariés

• Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats…) et externes (ASP / EA2 entre autres).
• Effectuer les démarches d’embauche pour chaque entrant (inscription au registre du personnel, demande de visite médicale, DPAE…) et assurer leur suivi (bilans de santé effectués, inscriptions à la mutuelle…).
• Assurer la saisie des données nécessaires sur les logiciels métiers permettant la création des plannings, le suivi des EVP, et l’édition de la
• Editer les avenants de renouvellement de contrat, pour mise à la signature
• Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salariés et les transmettre au service Paye en mettant à jour les tableaux de suivi : RTT, Congés Payés, récupérations, absences, arrêts maladies, accidents du travail, demandes d’acompte, justificatifs de transport, régularisations… Mise sous plis des bulletins de paie et suivi de leur bonne distribution.
• Aider l’équipe sociale dans les démarches administratives simples des salariés en insertion (déclaration Assedic et CAF, copies, prises de rendez-vous, aide à l’organisation pratique des départs si nécessaire…). 

1. Suivi administratif d’exploitation

• Gérer les fournitures de l’agence, les stocks de vêtements de travail et équipements de protection individuelle (chaussures de sécurité, gants, etc…). Emettre les commandes d’Achats auprès des fournisseurs référencés dans le cadre des besoins de chaque chantier.
• Collecter chaque jour les heures travaillées auprès des encadrants, les saisir dans un fichier de suivi, en veillant à contrôler la cohérence des données.
• Relancer les clients pour obtenir les bons de commande manquants avant facturation et pour régulariser les situations de litiges de paiements.
• Elaborer le planning hebdomadaire en fonction du planning prévisionnel des activités et des démarches sociales mises en place, en lien avec le REX et le RASP.
• Préparer, classer et archiver les dossiers clients : s’assurer de leur mise à jour régulière et informer directement le Responsable d’Exploitation de toute pièce justificative manquante (devis, factures…), prendre les mesures nécessaires pour compléter le dossier le cas échéant.

1. Reporting

• Saisir les données sur le tableau de suivi des heures mensuelles (tableau des congés, des formations et des heures…).
• Assister le Responsable d’Exploitation dans la saisie des informations clients et fournisseurs dans le logiciel de gestion commerciale et éditer les documents de suivi des commandes (bons de livraisons, devis à valider, etc.).
• Réaliser des Audits mensuels de sécurité/qualité.

Processus de recrutement

• 1 entretien RH
• 1 entretien avec la Directrice de Log’ins 91

Votre formation : Niveau Bac +2 en assistanat, gestion des PME, gestion des ressources humaines, gestion de l’administration du personnel ou paie.

Vos EXPERIENCES : Une expérience confirmée dans le domaine de l’assistanat, idéalement dans une structure d’insertion.

 VOS COMPETENCES : Permis de conduire fortement recommandé. Maîtrise des outils bureautiques. Compétences / appétence en informatique.

VOS QUALITES PERSONNELLES : Sensibilité au projet social. Adaptabilité et flexibilité. Autonomie et proactivité. Bonne capacité d’adaptation, capacité à interagir avec des interlocuteurs variés, rigoureux, bon sens relationnel, bonne capacité à gérer le stress.

 Votre REMUNERATION : CDI, statut agent de maitrise, 2306€ brut mensuel pour 39 heures hebdomadaires ; tickets restaurant de 9,5 € (dont 60% à la charge de l’employeur) par jour travaillé + mutuelle familiale + 6,5 jours de RTT + prime collective selon les résultats du groupe + jours de congés d’ancienneté. Tarifs préférentiels sur l’achat de matériels reconditionnés (équipement informatique chez Ateliers Sans Frontières, équipement petits électroménagers chez RepareSeb).

NOS + : Un employeur labellisé Great Place to Work. Un travail passionnant et enrichissant dans une entreprise responsabilisante, des équipes bienveillantes, engagées pour un même idéal, des perspectives d’évolution de carrière et de mobilité au sein d’un groupe reconnu dans son secteur. Ares est engagée depuis plusieurs années dans une démarche d'Entreprise responsabilisante, avec pour objectif d’être une organisation performante qui permet à chacun de grandir et d’être acteur de son parcours (être soi-même, travailler en confiance, exercer ses responsabilités, développer la qualité des liens humains) au service de notre projet social. Des formations régulières pour les Chef.fes d’équipe (management, groupes d’analyse des pratiques Chef.fes d’équipes…)