Pour les besoins du back-office de l’agence retail3D et des filiales du groupe Diam International basées à Levallois Perret, nous recherchons un(e) chargé € de services généraux.

Venez rejoindre une agence bienveillante et dynamique ! Vous travaillerez en étroite collaboration serez avec notre People & finance manager et aurez pour mission de l’assister dans ses missions quotidiennes.

Vous aurez notamment pour rôle :

Activités – Services généraux

-       Gestion de l’accueil des visiteurs retail3d et des filiales de Diam

-       Gestion du courrier, émission des envois, plis et colis, mailings pour retail3d et des filiales de Diam

-       Réservation des taxis pour l’équipe de direction

-       Gestion de l’Intendance des locaux (suivi des diverses interventions et contrats concernant la propreté et sécurité)

-       Gestion des contrats fournisseurs et suivi régulier avec les prestataires de l’agence

-       Pilotage et optimisation des coûts des services généraux. (Process, budgets)

-       Collecter et compléter le fichier de suivi RSE des consommations du site (eau, déchets, énergie, etc…)

-       Organisation de la restauration (commandes des petits-déjeuners et déjeuners)

-       Commandes fournisseurs diverses pour retail3d et des filiales de Diam

-       Réapprovisionner les consommables dans les espaces collectifs et les salles de réunion

-       Mise en œuvre et contrôles réguliers des procédures pour le maintien du cadre de travail (Document unique, respect des diverses Réglementations électriques, incendie…)

Activités – People (en collaboration avec le service RH)

-       Préparation des entrée de nouveaux collaborateurs => Poste de travail, et demande de création des comptes utilisateurs des diverses solutions opérationnelles, Office 360, Fairjungle et Spendesk)

-       Animation et gestion du contenu de la « Boîte à idée » pour transmission aux membres du CSE du contenu mensuel

-       Gestion des plateformes Spendesk et Fairjungle (création et fermeture de compte, création des codes projets)

-       En lien avec le service IT Groupe effectuer les commandes de matériel informatique et diverses licences

-       Animation des événements internes et relai sur les diverses communication internes retail3D et des filiales du groupe Diam

-       Gestion des sorties de collaborateurs (récupération du matériel IT, fermeture des accès collaborateurs aux divers outils et plateformes)

Activités - Finance

-       Préparation et extraction des reportings mensuels Spendesk et Fairjungle pour dégager les frais de déplacements facturables et non- refacturables pour la clôture comptable mensuelle

-       Réception et dépôt de toutes les factures d’achats dans le logiciel Desk

-       Assistance à la préparation des règlements des factures fournisseurs

-        Formation initiale Niveau Bac +2 BTS Gestion PME, DUT GEA, logistique ou économie sont aussi envisageables, voire les BTS en métiers des services à l’environnement.

-        Connaissance des principes de base de la gestion RH et comptabilité, la gestion des espaces de travail et la gestion de la relation fournisseurs

-        Compétences en coordination pour gérer les différentes tâches liées aux services généraux.

-        Maîtrise du Pack Office (excel, word, powerpoint)

-        La Connaissance des normes de santé et de sécurité au travail pour assurer le respect des règlements en vigueur, est un Plus ! 

Nous sommes engagés en faveur de l’inclusion et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap, dans le respect de nos valeurs d’égalité des chances et de diversité.

exigences : 

-        Très bonne maitrise du Pack-office

-        Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à prioriser les tâches.

-        Fortes compétences en communication et en résolution de problèmes.

-        Capacité à travailler en équipe.

-        Bonne Maitrise de l’anglais professionnel

Un premier entretien avec le people & finance manager et directrice du pôle define retail3D

Un second entretien avec la DRH du groupe Diam International