Description du poste et Missions

VYV³ Terres d’Oc est un organisme à but non lucratif qui assure une présence de proximité avec près de 80 services de soins et d'accompagnement déployés sur le Tarn, l'Ariège, le Lot, les Hautes-Pyrénées et le Tarn-et-Garonne en région Occitanie.

L'ehpad du Courtaou de Bigorre recherche un/une secrétaire en contrat à durée déterminée dans le cadre d'un remplacement maladie.

Assure l’accueil téléphonique :

- Renseigner l’usager et son entourage sur le fonctionnement de la structure

- Conseiller l’usager et son entourage lors de démarches administratives (constitution de dossiers, remplissage de formulaires)

Gestion administrative et comptable :

- Concevoir et rédiger des documents ou des supports administratifs (mail, courrier, présentation, note de service…)

- Participer à la gestion des dossiers d’inscription et la liste d’attente

- Participer à l’actualisation du registre des entrées/sorties

- Organiser des réunions, prendre des notes et saisir les comptes rendus

- Coordonner des programmations selon le programme des activités/animations

- Traiter le courrier (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage, affranchissement)

- Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

- Vérifier et enregistrer les factures

Participe à la gestion des stocks :

- Suivre l'état des stocks en collaboration avec l’équipe et passer des commandes

- Etre l’interlocuteur privilégié des fournisseurs (repas, transports…)

- Participer à la définition des besoins en approvisionnement

Travaille en équipe :

- Réceptionner et transmettre les informations à l’équipe

- Participer, selon ses disponibilités et les sujets à l’ordre du jour, aux réunions et au Conseil de vie sociale (CVS)

Profil recherché

le/la secrétaire renseigne les patients et assure leur suivi administratif pendant leur accueil.

Bac ou diplôme secrétariat, gestion administrative

Expérience dans l’accueil téléphonique

Disponibilité

Rigueur, organisation

Discrétion professionnelle

Sens de l’accueil du public

Capacité d’écoute

Aisance relationnelle

Capacité à prendre des initiatives

Sens des priorités

Autonomie dans le travail

Aptitudes au travail en équipe pluridisciplinaire