L’assistant(e) administratif réalise les tâches administratives courantes liées aux achats, aux flux de marchandises et de données. Pour cela, il/elle assure le suivi des achats, et traite les inventaires ainsi que les systèmes d’informations annexes afin de produire un fichier articles fiable.

DOMAINES DE RESPONSABILITES / ACTIVITES PRINCIPALES

• Travailler en équipe

Partager son expérience et échanger des idées allant dans le sens d’un meilleur service client.

Informer régulièrement sa hiérarchie de l’avancement du travail et alerter en cas de retard et/ou de dysfonctionnement.

Coopérer avec ses collègues pour assurer la permanence de l’accueil et du conseil aux clients

Participer à l’accueil des nouveaux embauchés et faciliter leur intégration : information, conseils

• Garantir un fichier articles fiable :

Créer les articles dans le fichier, les modifier et les supprimer si nécessaire.

S’assurer de la bonne codification des articles (articles qui ont changé, modification de référencement, conditionnement, etc.) et gérer toutes les modifications qui remontent du terrain.

Traiter les opérations commerciales : téléchargement, création des articles nécessaires, saisie des commandes, mise à jour des prix

Traiter les cadenciers, vérifier la conformité des étiquettes, des prix promotionnels et du bornage et alerter la direction et les équipes terrain lorsque c’est nécessaire

Réaliser l’impression de l’ensemble des étiquettes pour les nouveaux articles et pour les articles pour lesquels une mention de l’étiquette est modifiée (prix, libellé, poids…) et les transmettre aux collaborateurs des rayons concernés ou mettre à jour les étiquettes électroniques (EEG) si le point de vente en dispose.

Être garant d’un fichier article fiable et correct permettant le passage des articles en caisses.

• Participer à la gestion commerciale du point de vente :

Assurer le chargement et le déchargement des terminaux

Traiter les bons de livraisons électroniques

Réaliser la gestion administrative et comptable des commandes, livraisons, réceptions, factures.

Traiter les rejets commandes et créer les articles de substitution.

Gérer les litiges marchandises (BNC, BLQ, DDD) et l’aspect financier (avoir, RRO, Rétrocessions…) avec les fournisseurs

Contrôler les réapprovisionnements automatiques.

Veiller sur les flux de stocks, la conformité physique/informatique, suivre les indicateurs, rapprocher les articles codifiés stockés et les ventes en caisse, analyser alerter et traiter les anomalies tarifaires en accord avec la direction.

Gérer les écarts d’inventaire et en fonction de l’organisation du point de vente, participer à leurs réalisations et à l’organisation.

Saisir la démarque dans l’outil commercial et remonter les informations visant à lutter contre la démarque.

Profil requis

• Compétences techniques / métiers (savoir-faire)
• Connaissance et application de la procédure d’inventaire
• Connaissance et application des règles et procédures de lutte contre la démarque
• Connaissance des procédures et outils de gestion et commercial (Mercalys, Storeline…)
• Maîtrise des outils bureautique (Excel, Word…)
• Compétences comportementales (Savoir-être)
• Esprit commerçant : accomplir son travail avec efficacité et rigueur /  Aller au contact du client / Accueillir les clients et écouter leurs demandes / Être réactif pour traiter les demandes des clients / Agir avec un œil client / Répondre aux besoins du client
• Prise d’initiative : être autonome dans son travail / Participer aux changement / s’ouvrir aux idées nouvelles / Se former / Essayer de trouver soi-même des solutions
• Sens du collectif : Faire preuve de convivialité et d’esprit d’équipe / Être à l’écoute / Faire preuve de coopération en aidant ses collègues / Travailler en équipe / Contribuer aux résultats et à la réussite de l’équipe
• Engagement : Être responsable de son travail / Respecter les règles / Savoir partager l’information / Savoir alerter
• Sens du contrôle : Capacité à mesurer et vérifier les résultats de ses actions voire réorienter les actions  en cours.
• Résolution de problème : Capacité à analyser la problématique et à en diagnostiquer les causes, à identifier les solutions possibles, à définir et  mettre en œuvre les moyens et les actions pour résoudre le problème.

Réactivité, grande rigueur, capacité d’adaptation et autonomie, vous avez déjà éprouvé ces qualités dans une expérience significative sur un poste similaire. Vous avez une bonne maitrise du pack office (Word, Excel) et une expérience avec l’outil MERCALYS serait un plus.