En tant qu’Office Manager Augmenté.e, vous interagissez avec le Comité de Direction et la totalité des salariés du siège (110 personnes). Vous êtes rattaché(e) au Directeur des Ressources Humaines et vos missions principales sont d’assurer la gestion de l’environnement de travail des collaborateurs du siège, assurer le lien avec les sociétés de prestation externes, et accompagner le Codir dans la gestion administrative de ses sujets.

Description du poste

Cette liste est non limitative et pourra être complétée en fonction de l’actualité et des sujets du site 

 Gestion des bureaux et des liens avec l’extérieur :

• Assurer l’accueil physique des candidats et prestataires externes 

• Réceptionner le courrier postal, le trier et le distribuer 

• Gérer l’expédition des colis (hors Fedex et UPS)  

• Suivre, contrôler et donner les instructions aux sociétés externes (ménage et maintenance notamment) et être le point de contact auprès de l’accueil du bâtiment 

• Assurer la bonne tenue des locaux en veillant à ce que tout soit à sa place et en quantité suffisante. Dans ce contexte : 

• Préparer et remettre en ordre les salles (réunion et cafétéria) 

• Gérer les commandes de fournitures de bureau pour les services 

• Gérer les commandes de thé et café et organiser des déjeuners / petits-déjeuners équipe de façon ponctuelle 

• Réceptionner les éventuels colis 

 Support administratif :

• Accompagner le Comité de Direction dans l’organisation logistique de leurs séminaires et voyages complexes à l’international 

• Réceptionner et scanner les factures fournisseurs reçues au siège

• S’assurer du bon respect des règles et procédures en matière de frais professionnels (nourriture, trajets professionnels etc.)

• Event : en charge de l’organisation de l’offsite annuel

• Hapiness : en charge des afterwork weekly des équipes

• Apporter un support significatif à la DRH

• En charge de la prévention des RPS

• Responsable de l’organisation des CSEs

• En charge de l’amélioration continue du lieu de travail

• Être le point de contact avec le propriétaire de l’immeuble

•  Etre le référence en terme de lutte contre la discrimination et le harcèlement

Projets et évènements internes :

• Mettre en place des process / outils en lien avec votre fonction, destinés à structurer ou maintenir un excellent niveau d’organisation (ex. stocks, fournitures, digitalisation des archivages etc.) 

• Participer aux ateliers collaboratifs et être force de proposition pour améliorer le bien-être des collaborateurs et améliorer leur environnement de travail 

• Participer à l’organisation logistique d’évènements internes 

• Communication interne

• Vous disposez d’une expérience en Office Management / Administratif dans un environnement exigeant

• Vous maitrisez parfaitement les principaux outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) 

• Vous disposez d’une appétence pour la communication 

• La maîtrise de l’anglais est un plus

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