Rattaché(e) à la Directrice Achats, vous assurez le suivi administratif des achats dans le respect des contrats/marchés signés.

Vous êtes le(la) garant(e) du respect du process Achats au sein d'HEC Paris pour les différentes Business Units et vérifiez que les documents qui vous sont soumis sont conformes.

Dans ce cadre, vous serez amené(e) à travailler avec les différents acheteurs et avec l'ensemble des départements au sein d'HEC Paris, et vos missions sont les suivantes :

Suivi de l'activité :
Création de requêtes et édition des statistiques de l'activité des achats
Analyse des données achats pour permettre des optimisations d'approvisionnement
Identification des dépenses hors marché pouvant donner lieu à la mise en place de contrat
Validation et contrôle des demandes d'achats sous SAP
Mise à jour des tableaux de bord au sein de la Direction des Achats
Gestion de la boites mail générique du service

Support aux utilisateurs pour l'utilisation de SAP :
Formation des approvisionneurs
Animation des réunions mensuelles sur les problématiques SAP rencontrées par les utilisateurs
Réponses aux questions des utilisateurs

Gestion de la vie des contrats :
Saisie des contrats fournisseurs dans notre ERP (SAP)
Mise à jour des tarifs
Transmission des informations nécessaires aux approvisionneurs et suivi des passages des commandes pour les marchés
Pilotage des remises en concurrence permanentes ne nécessitant pas la mise en place de consultation formalisée

Gestion des fournisseurs :
Assurer le suivi de nos créations fournisseurs conformément à notre process interne
Suivi de la conformité des fournisseurs / prestataires

Vous pourrez également être amené(e) à réaliser des achats / demandes de devis en support avec nos prescripteurs.
Des négociations pourront être réalisées en support avec les prescripteurs.

Vous pourrez être amené(e) à travailler sur d'autres missions en lien avec votre activité.

De formation supérieure Bac +2 / Bac +3 en Gestion et/ou Achats
Une expérience de minium de 5 ans dans un poste similaire est exigée, dans la gestion administrative des achats.

Maîtrise de SAP
Maîtrise Pack Office (Word et PowerPoint et en particulier Excel)
Une maîtrise de l'anglais (niveau B2) est requise
Une connaissance des marchés publics est souhaitée


Qualités recherchées :
Rigueur
Réactivité
Organisation et planification
Aisance orale
Esprit d'équipe
Bon relationnel
Autonomie, dynamisme
Force de proposition