Missions proposées :

Gestion de l'agenda opérationnel :
- Lister toutes les tâches opérationnelles sur l'agenda de l'année pour chaque session (webinaires/relances/les vérifications des automatisations de mail/convention à signer/ les tâches du Create etc.)
Logistique :
- Recherche et réservation de salles : identification, contact et réservation de salles pour les sessions du module CREATE
- Recherche de traiteur : collaboration avec des prestataires de services de restauration pour les sessions CREATE.
- Recherche photographe Gestion des outils :
- Gestion de la boîte de réception GMAIL du programme, réponse aux e-mails des femmes participantes et intéressées.
- Mise à jour des process Notion de l'équipe Stand UP
- Mettre les problèmes d'outils dans le tableau Excel dédié pour assurer un suivi régulier
- Planifier et suivre toutes les tâches liées aux sessions, telles que les webinaires, relances, vérifications d'automatisations de mails, conventions à signer, et autres activités spécifiques. Logistique :
- Trouver et réserver les lieux, traiteurs et photographe pour les sessions en présentiel. Gestion des outils : (Notion, Gmail, Zoom, Airtable.)
- Gérer la boîte e-mail du programme et répondre aux messages des participantes et intéressées. - Mettre à jour les documents et processus partagés de l'équipe (ex. Notion).
- Suivre les problèmes techniques et outils dans un tableau dédié pour garantir leur résolution. Coordination avec l'équipe :
- Informer régulièrement l'équipe sur l'avancée des sessions.
- Mettre à jour les comptes rendus de réunions et les tableaux de suivi des prescripteurs.
- Organiser une réunion de bilan après chaque session pour évaluer les points positifs et ceux à améliorer.
- Faire un reporting complet à la fin de chaque session pour assurer un suivi des résultats.


Coordination avec l'équipe Stand UP :
- Tenir l'équipe informée de l'avancée des sessions : communication des progrès réalisés lors des sessions via Teams chaque vendredi soir.
- Mise à jour des comptes rendus et du tableau prescripteur : actualisation et complétion des comptes rendus de réunion et du tableau prescripteur si présence aux réunions.
- Organiser une réunion de bilan à la fin de chaque session pour recenser et chiffrer les éléments qui ont bien fonctionné et ceux qui ont moins bien fonctionné, afin de s'améliorer progressivement.
- Faire le reporting à la fin de chaque session

Profil recherché :

- Rigueur
- Prise d'initiative
- Adaptabilité
- Esprit d'équipe
- Proactivité

Chaque candidature est étudiée avec soin. Si votre profil correspond à notre recherche, nous vous contacterons pour un premier échange téléphonique.

HEC Paris promeut la diversité sous toutes ses formes. En tant qu'employeur inclusif, nous accueillons et considérons les candidatures exclusivement sur la base des compétences professionnelles.