Au sein du Décanat d'HEC Paris, le Service Pédagogie joue un rôle essentiel dans l'accompagnement des professeurs et l'innovation pédagogique. En nous rejoignant, vous intégrerez une équipe engagée dans la transformation de l'enseignement et aurez un impact direct sur l'expérience des enseignants et des étudiants.

Dans ce poste, placé sous la responsabilité du Responsable de Solutions Numériques Pédagogie et Recherche, vous travaillez de manière transversale avec les Responsables et les équipes du service. Vous serez un pilier clé de l'organisation et du suivi des activités du service. Vous apporterez un soutien précieux à la gestion de projets, garantissant la qualité et la fluidité des services offerts aux professeurs et collaborateurs.

Vos missions :

Coordination administrative et accompagnement de la Faculté

• De manière générale, vous mettez en place et veillez au suivi des différents processus organisationnels, administratifs et budgétaires du service. En particulier :
• Vous coordonnez les actions de formation destinées aux professeurs : en collaboration avec la personne en charge de la construction du portefeuille de formations, vous planifiez et organisez les formations et en assurez la gestion administrative (inscriptions, facturation, etc).
• Vous coordonnez l'avancement des projets de rédaction de cas pédagogiques jusqu'à leur publication effective sur les sites des institutions partenaires.
• Vous facilitez la rédaction et supervisez la signature des contrats de cession de Propriété Intellectuelle liés aux productions digitales.
• Vous assurez le suivi des dossiers administratifs liés à l'engagement des professeurs impliqués dans les projets du service, de la création des contrats à la gestion des rémunérations.
• Vous assurez le suivi des renouvellements de licences et contrats, ainsi que la gestion de la facturation avec les prestataires et fournisseurs.

Data Collection et Knowledge Management

Vous collectez, structurez et actualisez les informations essentielles du service pour orienter la prise de décision et alimenter les processus de reporting. Notamment : vous veillez au suivi budgétaire (via Notion), en consolidant et restituant les données selon les besoins de l'équipe.

Vous contribuez à la communication et à la valorisation des réalisations du service. En particulier, vous mettez à jour le site SharePoint 'Teaching and Learning Academy'.


Soutien opérationnel en pédagogie digitale

Le poste implique une capacité d'adaptation afin d'apporter un support ponctuel aux activités du service : gestion des examens sur Blackboard, mise en place de cours en ligne, migration de contenus pédagogiques

Nous recherchons un(e) professionnel(le) expérimenté(e) en gestion administrative et coordination, avec une forte appétence pour l'enseignement, la pédagogie et l'innovation numérique.

Compétences et Expérience :

• Expérience en gestion administrative et coordination (assistant(e) de direction, gestion de département, etc.).
• Bilingue français/anglais (oral et écrit).
• Connaissance des processus de « delivery » des programmes et des solutions digitales d'HEC Paris.
• Compétences en suivi de projet, gestion budgétaire et contractualisation.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et d'un outil de gestion d'achats (un atout).

Qualités personnelles :

• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Sens du service et excellentes compétences relationnelles.
• Esprit analytique, rigueur organisationnelle et créativité pour proposer des solutions innovantes.
• Attitude positive, proactive et diplomatique.
• Aisance avec les outils numériques et forte appétence pour la technologie.