I. L’entreprise

HELMUT. LUXURY FOR THE NEW GEN.

Helmut est un groupe de communication située à Paris dans le 2ème arrondissement. Nous accompagnons des clients prestigieux de l’univers du Luxe, de la Mode et de la Beauté. Helmut est né de la vision radicale d’un luxe nouvelle génération qui doit mélanger intelligence stratégique, création saillante et production agile. La grande famille Helmut, de prêt de 100 collaborateurs, jeune, passionnée et audacieuse s’agrandit pour poursuivre son expansion. Rejoignez-nous !

Plus d’information : https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/helmut-agency

II. Missions

Vous avez la responsabilité de la gestion quotidienne des bureaux, de l’accompagnement de nos collaborateurs ainsi que du fonctionnement des contrats et gestion des partenaires.

Vos principales missions sont :

Gestion des locaux & du matériel :

⁃       Responsable des locaux (aménagement, déménagement, sinistres, contact privilégié avec l’immeuble etc.)

⁃       Achats courants et consommables de l’agence : café, thé, fruits etc

⁃       Gestion de matériel informatique (stock, inventaire, achat, maintenance…)

Accompagnement des collaborateurs :

⁃       Accueil des nouveaux arrivants et coordination des départs : gestion de leur matériel informatique, explication des règles de l’entreprise etc

⁃       Gestion et créations des comptes pour nos employés (Google, Adobe, Microsoft office, SAP, TimeSheet, Slack…)

⁃       Organisation des déplacements (billets de train, réservation d’hôtels..)

Gestion administrative :

⁃       Suivi des contrats fournisseurs et prospects (orange etc.)

⁃       Responsable du courrier : réception, envoi

⁃       Réception des appels du standard

⁃       Responsable des assurances et des baux

⁃       Veille des contrats et des dépenses globales

⁃       Gestion des factures taxis : contrat, vérification des dépenses etc

Organisation de la vie de l’entreprise :

-       Gestion et coordination des divers événements, type soirée annuelle, after-work… : recherche de prestataires, négociation, organisation de l’évènement, gestion sur place (mise en place, ouverture et fermeture)

III. Profil

De formation Bac +2/3, vous avez une expérience réussie dans un poste similaire.

Vous êtes polyvalent·e, rigoureux·euse, bien organisé·e et disposez d’un bon relationnel.

Type de contrat : CDI

Rémunération : selon profil

Avantages : RTT, titre de transport remboursé à 100%, tickets restaurant, mutuelle prise en charge à 90%, cours de sport, petit-déjeuner, afterwork…

Début : selon disponibilité