Au sein du pôle Soie et Accessoires de mode, ce poste intervient pour les membres du Codir.

Les missions de l’assistant(e) doivent contribuer à faciliter l’exercice des missions du comité de direction dans un esprit de qualité, de service.

Le poste est à pourvoir en CDI dès que possible et sera basé à Pantin.

Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure humaine d'Hermès !

Principales activités

• Gérer les agendas et les rétroplannings
• Assurer la gestion des agendas et des réunions ; anticiper les différentes échéances et préparer les communications nécessaires.
• Organiser les rétroplannings généraux des métiers avec les jalons clés de l’année et anticiper les échéances
• Animer ces rétroplannings, rappeler les échéances, consolider et coordonner les documents

Organiser les voyages

• Organiser les voyages du comité métiers
• Préparer et saisir les notes de frais, suivre les remboursements.
• Suivi du budget frais et voyages du comité métiers

Animer la vie des métiers et départements en charge

• Organiser les séminaires annuels des métiers
• Organiser les événements qui ponctuent la vie des équipes (petits déjeuners, déjeuners, pots etc…)
• Préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs : commande du matériel informatique, téléphonique, création de compte Windows, parcours d’intégration (en lien avec les RH).
• Accompagner les mouvements (changements de bureaux / aménagement / déménagement) et être force de proposition pour l’optimisation et le rangement des espaces de réunion

Administratif

• Assurer le suivi de certaines factures (créations de compte fournisseur, émissions de bons de commande…)
• Mettre en place et gérer le classement et le rangement des différents dossiers
• Être garant de l’entretien et du rangement des espaces reprographie
• Gérer les commandes de fournitures du service, de cartes de visite/cartes de vœux/recharges d’agenda

Coordination des sujets transverses entre les départements 

• Anticiper et coordonner les réunions de validation des collections avec la Direction Artistique
• Anticiper et coordonner le planning évènementiel (Festival de Hyères, Partenariats écoles…)

Profil recherché

• Expérience confirmée en assistanat de direction
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Anglais de niveau C1 (écrit et parlé)
• Disponibilité, réactivité et dynamisme
• Autonomie et sens de l’organisation
• Qualités relationnelles
• Sens du service – Qualités de médiateur, de facilitateur
• Discrétion