Sous la responsabilité hiérarchique du directeur des mobilités de surface, membre du Comité de direction d’IDFM, l’assistant-e de direction a en charge :

L’accueil physique, téléphonique et par courriel du secrétariat du Directeur,
La gestion de l’agenda et du courrier du Directeur et des agents de 3 entités : département TE (transition énergétique), pôle QPE (Qualité et Performance d’Exploitation) et du CESCO (Centre de supervision et de coordination), soit en tout une vingtaine d’agents environ,
L’organisation et la préparation de réunions en lien avec les assistantes de la DG, des autres directions et/ou avec les partenaires internes ou externes,
La coordination et le management fonctionnel des 3 assistantes des départements OPPC, OGC et TSA, faisant partie de la même direction.
La rédaction/mise en forme de certains courriers, documents, comptes-rendus nécessaires au fonctionnement de la direction (dont le compte rendu des CODIR de la direction)
Gestion du courrier (arrivée / départ), notamment avec la mise en place du nouveau logiciel courrier
Gestion du planning de préparation des délibérations et rapports de la direction pour le Conseil d’Administration
Commande des fournitures et soutien logistique pour la direction.
Ponctuellement l’organisation des déplacements des agents cités ci-avant
Participation à l’organisation des évènements internes de la direction, dont les moments de convivialité

En lien avec les autres assistant-e-s de direction :

* Participation au réseau des assistantes de direction d’IDFM : participation active aux réflexions et groupes de travail qui peuvent être mis en place, participation aux réunions du réseau

Connaissances mobilisées :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, publipostage)
Maîtrise des procédures administratives
Techniques de secrétariat
Classement et archivage

Compétences requises :

Discrétion
Excellente expression orale et rédactionnelle
Esprit d’équipe et bon relationnel
Anticiper, organiser, gérer
Faire preuve de fiabilité
Gérer le stress
* Rendre compte, alerter

Expérience : Fonctions d’assistanat/de secrétariat de direction, ou de gestion confirmée.

Poste de catégorie B