L’assistant(e) juridique sera sous la responsabilité hiérarchique de la direction Juridique[MB1] [NW2]  et assurera l’assistanat des départements Juridique, Ressources humaines et Finances.

Les missions qui lui sont confiées sont:

Pour la partie Juridique :

• Suivre les contrats liés aux activités de valorisation et recherche clinique, ainsi qu’aux affaires générales ;

• Mettre à jour la base de données Contrats et tenir les tableaux de suivi ;

• Coordonner les circuits de validation, d’information, de signature et distribution des contrats ;

• Suivre les dates d’échéances des contrats, alerter et relancer les équipes concernées ;

• Participer à l’archivage numérique et papier des dossiers et contrats ;

• Préparer les éléments permettant la facturation, et gérer les commandes ;

• Contribuer au pilotage des budgets des contrats de recherche ;

• Assurer l’assistanat du département finance et juridique (planification de réunions, réservation de salles et organisation logistique le cas échéant)

• Organiser et/ou participer à des comités et rédiger les comptes-rendus.

 Pour la partie Ressources Humaines :

• Assurer l’assistanat du service ressources humaines (planification de réunions, réservation de salles et organisation logistique le cas échéant)

• Envoi des convocations / documents aux représentants du personnel (CSE ; Négociations, Comités)

• Participation et préparation logistique des séminaires nouveaux entrants (trimestriels) et autres évènements organisés par la direction des ressources humaines (semaine QVT par exemple)

• Gestion des bons de commandes de l’activité

• Organiser et/ou participer à des comités et rédiger les comptes-rendus.

Pour la partie Finances / gestion des laboratoires :

• Assurer l’assistanat du département finance et gestion des laboratoires (planification de réunions, réservation de salles et organisation logistique le cas échéant)

• Participer directement à la dynamique RSE et de sobriété énergétique et environnementale (suivi des actions, animation de la task force et des cafés en sobriété, planification et cadencement des travaux, outil de publicité interne)

• Organiser et/ou participer à des comités et rédiger les comptes-rendus.

L’assistant(e) pourra se voir confier des missions complémentaires en fonction de l’évolution des projets et de l’organisation des départements.

COMPETENCES

• Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse

• Maitrise de l’anglais (savoir lire et rédiger des courriers en anglais ; savoir répondre au téléphone et organiser des réunions en langue anglaise)

• Savoir être force de proposition

• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

QUALITES

• Rigueur, organisation, discrétion, autonomie ;

• Adaptabilité, flexibilité et réactivité ;

• Esprit d'équipe, sens du service, conscience professionnelle ;

• Savoir évoluer au sein d’un environnement complexe et exigeant.

DIPLOME ET EXPERIENCE

• Formation type BTS/ DUT Bac+2/+3 dans le domaine juridique, droit ou carrières juridiques

• 2/3 ans d’expérience ;

• Expérience dans le domaine juridique souhaitée, connaissances des domaines RH et finances.

NATURE DU POSTE

•  CDI

• Prise de fonction dès que possible ;

• Localisation : Institut Imagine - 24 boulevard du Montparnasse 75015 PARIS ;

• Salaire selon profil et expérience.