1.           Secrétariat commercial 

• Assurer tous les contacts entrants, en back office, à distance (téléphoniques, mails, courriers) : filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné, traitement et rédaction des courriers.

• Assurer l’ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires.

• Gérer les échéanciers et les agendas du manager et des commerciaux.

• Organiser des réunions internes, préparer l’ordre du jour, rédiger les comptes rendus. 

2.           Support commercial à la vente 

• Gérer les ventes depuis les commandes jusqu’aux livraisons en s’assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes.

• Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commerciaux, achats, production, technique, logistique.

• Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis.

• Préparer les dossiers commerciaux avant les contacts et rendez-vous des commerciaux.

• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement. 

3.           Soutien administratif aux commerciaux/technico-commerciaux 

• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients : saisir les dossiers (propositions commerciales, devis, commande/contrat, incidents).

• Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients : saisir toutes les informations clients nécessaires à la livraison et à la facturation.

• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux. 

4.           Gestion des données clients (CRM) 

• Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents.

• Préparer les tableaux de bord (prévisions des ventes, ventes réalisées, non conclues, etc.), suivre l’évolution des objectifs.

• Élaborer et analyser des statistiques de vente.

• Effectuer une veille commerciale et concurrentielle (portails clients, plateformes des marchés publics et privés).

Compétences techniques 

• Bonnes connaissances de l’entreprise : activités, produits, type de clients, environnement concurrentiel

• Maîtrise des techniques de vente à distance et de négociation

• Connaissances en gestion et en statistiques

• Anglais professionnel

• Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word,

Excel, PowerPoint)

• Bonne connaissance des logiciels de gestion commerciale : CRM et ERP 

Aptitudes professionnelles 

• Organisation et rigueur

• Esprit méthodique et pragmatique

• Polyvalence

• Esprit d’équipe

• Capacités rédactionnelles

• Qualités relationnelles

• Proactivité, initiatives, agilité

• Goût de la prospection téléphonique

• Ténacité

• Sens de l’écoute et de la communication

• Adaptabilité

• Capacité à prioriser

• Autonomie

• Capacité à travailler dans des délais contraints