iVesta Family Office fournit à sa clientèle un haut niveau de service dans le conseil et l’accompagnement de ses problématiques patrimoniales et familiales. Nous évoluons dans un environnement exigeant et haut de gamme, réservé à une clientèle très fortunée.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction Privée (Family Executive Assistant) capable de travailler avec discrétion et professionnalisme, tout en incarnant les valeurs et standards d’excellence de notre structure.

• Vos missions principales

  • Conciergerie administrative :

    • Gestion des sujets administratifs personnels et familiaux de nos clients (documents officiels, gestion d’assurances, suivi des abonnements, etc.).

    • Organisation des démarches administratives (renouvellement de passeports, visas, formalités notariales, etc.).

    • Coordination avec les prestataires externes pour les besoins personnels (gestion des résidences, du personnel, etc.).

    • Suivi des biens immobiliers et mobiliers (maintenance, inventaire, coordination avec les prestataires, etc.).

    • Suivi des dépenses et des budgets familiaux

  • Relations internes et externes :

    • Interaction avec une clientèle haut de gamme, des prestataires et des équipes internes.

    • Assurer une communication fluide et efficace entre les parties prenantes.

    • Maintenir une présentation et une attitude professionnelles en toutes circonstances.

  • Contribution proactive :

    • Identifier les besoins et proposer des solutions concrètes.

    • Prioriser les tâches et contribuer à l’amélioration des processus internes.

• Diplômé(e) d’un Bac +2/3 minimum.

• Expérience de minimum 2 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement international et haut de gamme (finance, agences de communication, banques, etc.).

• Aisance relationnelle et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.

• Connaissance d’environnements structurés et agiles.

• Excellentes compétences organisationnelles, rédactionnelles et de planification.

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).

• Anglais professionnel (oral et écrit).

Qualités requises

• Grande autonomie, disponibilité et proactivité.

• Réactivité, diplomatie, assertivité.

• Sens des priorités, esprit d’équipe et “solution-oriented”.

• Discrétion et sens élevé du service client.

• Capacité à travailler sous pression tout en maintenant un haut niveau de qualité.

2-3 entretiens en visio et en physique