CONTEXTE DU POSTE :

Nous recherchons à recruter un.e Responsable des Opérations pour rejoindre l’entreprise Kialatok (TPE composée aujourd’hui de 3 personnes environ à temps plein) pour gérer toutes les Opérations de l’entreprise.

Nous recherchons un talent, à la fois passionné(e) par l’action, les missions pragmatiques et terrain et l’anticipation dans l’organisation. Une personne ayant une bonne vision stratégique et une excellente connaissance de notre métier pour gérer et jongler entre ses missions événementielles nombreuses et variées, quels que soient les aléas.

Nous proposons un poste complet, avec beaucoup de challenge, nécessitant une très grande capacité de travail et une bonne resistance au stress. Vous souhaitez rejoindre l’aventure de Kialatok ? Nous avons hâte de vous rencontrer !

Nous recherchons un(e) candidat(e) qui souhaite s’investir pleinement dans une nouvelle aventure professionnelle, et qui recherche à rejoindre notre entreprise sur le long terme !

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MISSIONS :**

L’objectif principal du poste : préparer, anticiper, organiser les prestations Kialatok (formations et teambuilding en présentiel et distanciel) vendues par l’équipe commerciale pour que l’intervention réalisée soit en adéquation avec le devis signé, quelques soient les aléas.

Cette mission doit s’effectuer avec une exigence d’excellence mais aussi de respect du temps de préparation et des budgets alloués pour chaque prestation.

La personne recrutée aura un nombre de missions variées à effectuer et sera directement rattachée à la direction générale.

Voici les pôles de missions qui lui seront confiés. Les missions et le temps consacré pourront varier en fonction des objectifs de l’entreprise.

1/ Mission : Effectuer la gestion de projet de A à Z des prestations vendues

Une des principales missions de ce poste est d’organiser les prestations vendues jusqu’au suivi de l’évaluation de l’intervention.

L’objectif de ce poste se résume en une phrase : assurer la vente effectuée par l’équipe commerciale, pour que l’atelier soit en adéquation avec ce qui a été vendu tout en faisant preuve d’assertivité auprès du client.

Les gestions de projets peuvent être :

• atelier teambuilding

• formation Kialatok ( cuisine + intervention formateur)

• atelier teambuilding ou formation à distance

2/ Mission : Intervention pratique le jour J pour certains ateliers de cuisine  :

En fonction du volume d’activité, la personne recrutée sera “intervenante” sur certaines prestations : c’est à dire qu’elle assurera une mission pratique le jour J

• Déplacements en voiture (Kangoo ou utilitaire)

• Réalisation des courses (commandes et sur place)

• Préparation de matériel selon un process précis

• Gestion de tous les aléas inhérents à l’activité événementielle

• Supervision et participation à la mise en place des ateliers

• Coordination des équipes sur les ateliers (cohésion, réalisation de la prestation)

3/ Mission : Intendance et gestion opérationnelle de l’atelier de cuisine Kialatok Paris 18ème

La personne recrutée assurera la gestion de notre atelier du 18ème arrondissement

• Garant d’un espace ordonné et entretenu

• Encadrement du prestataire de ménage

• Participation à l’entretien de l’espace

• Gestion de tout sujet lié aux services généraux du site

• Responsable RH des salariés et intervenants Kialatok rattachés au 74 rue Philippe de Girard.

4/ Mission : Management des équipes, Gestion litiges clients, Gestion des reports d’intervention, audit Qualité

La personne recrutée représentera à elle seule le pôle “Opération de l’entreprise”. Nous attendons de cette personne une gestion sans faille et autonomes de sujets et aléas qui se présenterons à elle.

• Management des équipes : véritable chef d’orchestre, le COO est présent sur une minorité d’intervention le jour J. Il a pour rôle d’autonomiser son équipe (cuisiniers, formateurs..) et de la manager

• Gestion litiges clients : L’actualité amène beaucoup de clients à annuler certaines prestations. Le COO sera en charge de gérer la relation client pour gérer les frais de report / annulations (compétence de négociation et d’assertivité obligatoires)

• Gestion de notre audit Qualiopi

La personne recrutée assurera le suivi des prestations à la fois avec les clients pour les retours, et les équipes pour travailler les axes d’amélioration et les mettre en place :

• Débriefing d’équipe

• Retours clients et anticipation des futurs besoins pour la fidélisation

5/ Missions de direction et transverses :

En fonction des besoins, le COO pourra être amené à gérer les missions transverses suivantes :

• Communication (réseaux sociaux, newsletter)

• Administratif

• Recrutements

• Comptabilité

Les missions de cette fiche de poste seront amenées à évoluer dans le temps.

• Excellente Rigueur

• Excellente capacité à gérer son temps et à être efficace

• Très bon esprit d’organisation : le candidat sait passer d’un sujet à l’autre et jongler avec l’ensemble des projets qui lui seront confiés en parallèle

• Expériences professionnelles dans l’évènementiel et/ou la gestion de projet, et/ou tout autre domaine d’activité avec des compétences transposables et un niveau de rigueur demandé équivalent

• Sait gérer le stress et les aléas: le candidat a le goût du challenge, de l’adrénaline, de la ténacité et de l’excellence

• Goût affirmé pour le terrain et l’opérationnel

• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle 

• Très bonnes capacités rédactionnelles

• Sait manager salariés et sous - traitants/ Sait recadrer et être assertif / Organiser son équipe avec un positionnement de “Chef d’orchestre”

• Respect budgétaire

• Maîtrise des outils de communication en ligne et des réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram etc…)

• Très bonne maîtrise des outils informatiques de base (Excel, Word, Powerpoint) ainsi que de la suite Google (Gmail, Google Agenda, Google Docs)

• Appétence pour les outils digitaux ( usage de airtable, typform..)

• La maîtrise de l’anglais serait un plus

• Permis B obligatoire

  Compétences humaines

  La première qualité de ce poste recherchée est la rigueur sans faille. 

  Notre candidat(e) idéal(e) est : Rapide et précis(e) dans la réflexion comme dans l’exécution, professionnel(le) et extrêmement rigoureux(se) dans l’organisation, assertif(ve), débrouillard(e), possède une grande capacité de travail, sait s’adapter coûte que coûte, sait prioriser, est impliqué(e) et se sent responsable de la réussite de chaque atelier, est force de proposition et aborde les défis avec une démarche positive et sérieuse.

Round 1 : entretien en vision de 1H30 environ
Round 2 : Etudes de cas en automie de 2H30 environ
Round 3 : entretien final

MODALITÉS

Lieu : Paris – 74 rue Philippe de Girard, 75 018 PARIS

Prévoir déplacements en France, plus ou moins réguliers en fonction du développement de l’entreprise. Pas de télétravail.

Prévoir des horaires variables, en journée et en soirée et également des imprévus (flexibilité).
Des journées pourront également être travaillées le week-end (très ponctuellement)

Date d’embauche : dès que possible