Contribuer aux opérations comptables et financières

• Contribuer à la bonne tenue de la « comptabilité générale » : 

  • Réceptionner et pointer et saisir les différentes factures fournisseurs,

  • Effectuer le classement et l’archivage des factures,

  • Effectuer les rapprochements bancaires,

  • Préparer les virements pour le paiement des factures et les faire valider.

Contribuer à la gestion des ressources humaines

• Suivre et gérer les entrées et sorties des collaborateurs : envoi de documents, registre du personnel, mutuelle, déclarations diverses, visites médicales, parcours d’intégration…

• Collecter et fournir mensuellement au prestataire de paie l’ensemble des variable de paie (congés, absences, etc.),

• Participer à l’administration du personnel : gestion des titres restaurants, suivi des congés, etc.

• Participer à la bonne gestion de la formation.

Assister la direction et les équipes au quotidien

• Assurer l’assistanat de direction en fonction des besoins (gestion des planning, traitement des frais, etc.),

• Organiser et optimiser les déplacements de la direction et des collaborateurs (planification, tarifs, mise en place de contrats cadres…),

• Organiser les événements internes (after-works…),

• Participer à l’accueil physique des visiteurs.

Participer à la gestion des moyens généraux

• Gérer le parc informatique, les droits d’accès, création de boîtes email, etc.

• Piloter et optimiser la gestion des stocks de fournitures ainsi que les différentes prestations logistiques (ménage, clés, immeuble, etc.),

• Assurer la bonne gestion des courriers entrants et sortants : réception, horodatage, dispatch, envois, classement, etc.

• Veiller à l’optimisation et à la rentabilité des achats de prestations logistiques pour l’entreprise,

• Assurer la gestion de projets transverses.

• Organisation : Capacité à structurer efficacement les tâches et à gérer plusieurs priorités.

• Communication : Excellentes compétences verbales et écrites, permettant de collaborer avec différentes équipes et de transmettre des informations clairement.

• Proactivité : Anticipation des besoins et capacité à prendre des initiatives pour améliorer les processus.

• Flexibilité : Adaptabilité face aux changements et aux imprévus dans un environnement dynamique.

• Résolution de problèmes : Aptitude à identifier les problèmes et à proposer des solutions efficaces rapidement.

• Sens du service : Orientation client interne, en veillant à répondre aux besoins des collaborateurs.

• Rigueur : Attention aux détails, essentielle pour la gestion des documents et des budgets.