Vos missions au sein de notre département Propriété Intellectuelle seront :

• Secrétariat quotidien (impressions, scans, réservation de salles, prises de rdv, coordination avec IT/services généraux pour résoudre des pannes, gestion fichiers partagés congés ou autre, fournitures)

• Gestion des évènements (organisation réunions, réception des personnes à l'accueil, préparation des salles de réunion et conférences téléphoniques, colloques tels que l'INTA, commandes déjeuners, pots etc.)

• Traitement du courrier et des envois postaux / colis (envoi, réception), y compris la préparation des colis (par ex. envoi de leaflets, goodies, produits, rédaction facture pro forma accompagnant les produits)

• Gestion des déplacements (réservation/annulation de vols, hôtels, demandes de visa etc.

• Gestion des notes de frais des juristes, selon demande (saisi, suivi)

• Gestion des formalités de légalisation/notarisation des documents

• Traitement des factures (suivi, codification, échanges avec les agents au sujet des factures en attente de paiement (erreurs de destinataire, toute autre erreur de forme des factures, notes de crédit etc…), demandes de provisions, suivi dommages et intérêts, création nouveaux fournisseurs, envoi process de facturation/virement des D&I aux agents, partage des process venant des services comptabilité des marques du Groupe avec l'équipe (par ex. nouveau système de facturation, nouveaux centres de coûts, création accounts sur le portail, etc.)

• Refacturation et impayés (alerte de l'équipe en cas d'impayés, relances si nécessaires auprès des distributeurs en liaison avec la Comptabilité et les juristes concernés, participation ponctuelle aux réunions avec la comptabilité)

• Préparation des reportings (mise en forme, gestion liste destinataires, envoi)

• Gestion des délégations de pouvoir internes pour chacune des marques

• Aide ponctuelle dans d'autres tâches administratives (commandes goodies/produits authentiques à des fins de formation, étiquetage leaflets douanes, étiquetage contrefaçons, mise en forme documents)

Le poste est basé à paris mais des déplacements très ponctuels sont à prévoir en Suisse (Genève)

Vous êtes diplômé(e) d'un niveau BAC + 2 et vous avez déjà une première expérience (au moins 2 ans) dans un poste similaire.