En tant qu’Assistante Exécutive pour le CEO, vous soutiendrez le CEO au quotidien en collaboration avec son Chief of Staff (CoS). Vous serez responsable de la gestion de l’agenda, de l’organisation des réunions et déplacements, et du suivi des priorités. Vous travaillerez en étroite collaboration avec son Chief of Staff pour assurer que toutes les tâches administratives, logistiques et organisationnelles du CEO sont exécutées de manière efficace. Votre rôle clé sera de faciliter la coordination entre le CEO, le CoS et les équipes internes et externes. 

1. Gestion de l’agenda et des priorités du CEO : 

• Planifier et organiser les rendez-vous du CEO en coordination avec le CoS. 

• Assurer le suivi des priorités stratégiques définies par le CEO et le CoS. 

• Préparer les documents pour les réunions (notes, présentations, etc.). 

1. Coordination des déplacements : 

• Organiser et coordonner les voyages d’affaires du CEO, en concertation avec le CoS pour la logistique des déplacements. 

• S’assurer que toutes les modalités pratiques sont couvertes (réservation d’hôtels, transports, etc.). 

1. Communication et liaison avec le CoS : 

• Collaborer étroitement avec le CoS pour la gestion des priorités du CEO. 

• Gérer la correspondance (e-mails) et filtrer les demandes en fonction des priorités définies par le CEO et le CoS. 

• Servir de point de contact clé pour assurer une communication fluide entre le CEO, le CoS et les équipes internes. 

1. Organisation de réunions et d’événements : 

• Préparer et organiser les réunions stratégiques, en collaboration avec le CoS pour la gestion de l’ordre du jour et la prise de compte-rendu. 

• Suivre les actions et décisions issues des réunions (ComEx, réunions stratégiques avec le Board). 

1. Support administratif : 

• Gérer les tâches administratives courantes (notes de frais, traitement de courriers, gestion des agendas) en concertation avec le CoS. 

• Aider à la rédaction, relecture et diffusion de documents importants (rapports, présentations, etc.). 

• Assurer un rôle de support pour le CEO dans la gestion de ses relations internes et externes.

• Expérience de 5+ ans en tant qu’assistante exécutive, idéalement dans une PME ou une institution publique. 

• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion des priorités. 

• Solides compétences en communication et en collaboration, tant à l’écrit qu’à l’oral. 

• Proactivité, autonomie, et grande discrétion dans la gestion d’informations confidentielles. 

• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et des outils de gestion de projets. 

• Capacité à travailler efficacement en collaboration avec le CEO et le CoS dans un environnement dynamique. 

• Anglais courant indispensable. 

  CONDITIONS DE TRAVAIL 

  • Date de début : Dès que possible 

  • Lieu de travail : Paris (jusqu’à 2jr de télétravail, organisation flexible) 

  • Salaire : Rémunération selon profil.