Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales : Le tribunal administratif de Paris est la plus importante juridiction administrative de première instance de France, au regard du nombre et de la qualité des personnels qui y travaillent (agents de greffe et magistrats) et du volume des affaires qui y sont traitées (plus de 30 000 par an).

Le responsable du secrétariat, agent de catégorie B, encadre deux assistantes de catégorie C. Il autorise les absences et gère les plannings. Il conduit les entretiens professionnels de ses collaboratrices et élabore les fiches d'avancement. En qualité de responsable, il assure le fonctionnement harmonieux du secrétariat en organisant et répartissant le travail de ses collaborateurs. A cette fin, il procède ou fait procéder aux missions suivantes :

Missions de secrétariat : Filtrage des appels, gestion des messages et informations, accueil visiteurs / Gestion des agendas du président et de la vice-présidente / Suivi des courriers et parapheurs à la signature du président et de la vice-présidente / Mise à jour des contacts messagerie et diffusion de messages / Organisation matérielle des réunions et rendez-vous (réservation des salles, chauffeur...) / Mise en forme des documents, courriers, rapport annuel, préparation des dossiers, archivage / Assistance des présidents dans la préparation et le suivi de certaines affaires réservées / Préparation du planning annuel des audiences, mise à jour des délégations de signature, organisation des permanences / Mise à jour du répertoire téléphonique et de l'organigramme des magistrats, et tableaux divers /Gestion des visites des stagiaires et délégations étrangères (accueil, programme) / Participation aux groupes de travail / Organisation de réceptions diverses : accueil élèves INSP, club droit et littérature, nouveaux arrivants.

Gestion administrative des magistrats sous l'autorité du chef de juridiction : Constitution du dossier administratif (affectation - mutation - installation) / Suivi des effectifs (calcul de l'ERM- Attribution des CET) / Suivi des absences (maladie, congés), formation, cumul d'activité, arrêtés divers, déplacements (réservation billets), avancement et évaluations des magistrats / Suivi des commissions administratives.

Gestion administrative des assistants de justice et stagiaires, sous l'autorité de la vice-présidente du tribunal : Enregistrement et suivi des candidatures, affectation et installation

Votre environnement professionnel - Activités du service :

Juridiction administrative de première instance

Composition et effectifs du service : 92 magistrats - 119 agents de greffe - 14 assistants de justice - 20 stagiaires - 2 juristes assistants

Liaisons hiérarchiques : Chef de juridiction, vice-présidente et greffier en chef.

Liaisons fonctionnelles : Magistrats, conseil d'Etat.

Profil recherché

Vos compétences principales mise en œuvre :
Connaissances techniques :
avoir des compétences juridiques : niveau pratique à acquérir
avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis
connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
Autre : logiciel RH (Estève) : à acquérir

Savoir-faire :
savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
savoir s’organiser : niveau maîtrise requis
savoir rédiger : niveau pratique requis
savoir analyser : niveau pratique requis

Savoir être :
savoir s’adapter : niveau maîtrise requis
savoir accueillir : niveau maîtrise requis
savoir communiquer : niveau maîtrise requis
avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
Savoir s’exprimer oralement :
Niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :
Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers d’autres emplois au sein du domaine fonctionnel “administration générale”.