Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires pour assurer la gestion administrative et technique des immeubles.

Être un point de contact privilégié pour les clients et les prestataires, tout en veillant au bon déroulement des opérations courantes.

MISSIONS PRINCIPALES :

Accueil et administratif :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients et des prestataires.
• Participer à la gestion administrative des dossiers (classement, archivage, numérisation, mise à jour et en qualité des bases de données [SIGEO, ALTAIX], tenue de tableaux de bord).
• Gérer les demandes courantes des clients (envoi des documents, demandes d'intervention, transfert des demandes plus complexes vers le gestionnaire, etc.) et leur information (mailings, etc ...).
• Organisation de réunions (gestion de la disponibilités des participants, réservation de salles, etc...).
• Gérer les accès immeubles (clés, badges, codes).

Assemblées générales et Conseils syndicaux :

• Préparer et suivre les convocations des Assemblées Générales, Conseils Syndicaux, Conseils de Gestion, en lien avec le gestionnaire (planning des AG, vérification des relevés de dépenses, collecte de devis et documents, etc..).
• Assister aux assemblées générales, rédiger les procès-verbaux en séance, faire signer la feuille de présence.
• Assurer le post assemblée générale (diffusion des procès-verbaux d’assemblées générales, préparation des fiches navette, mise en œuvre de décisions en collaboration avec le gestionnaire, gestion des AR, signature et enregistrement des mandats, etc ...)

Sinistres :

• Suivre les dossiers sinistres, et les interventions techniques en relation avec les prestataires.

Mutations :

• Suivre les dossiers de mutation en collaboration avec le gestionnaire.

Pré contentieux et Contentieux :

• Assurer et suivre la facturation, les paiements et la relance des impayés.
• Assister le gestionnaire dans la préparation et le suivi des dossiers contentieux (collecte de documents à destination des avocats, des commissaires de justice, etc ...).

Gestion financière :

• Assister le gestionnaire dans la gestion des budgets et des contrats fournisseurs.
• Assister le gestionnaire dans la codification des factures.
• Suivi des dépenses.

Gestion technique :

• Suivre les travaux et la maintenance en lien avec les gestionnaires et les entreprises prestataires.
• Assister le suivi des contrôles règlementaires (vérifications techniques périodiques, amiante).
• Assister le suivi des risques (chutes de hauteur, plans de prévention, etc ...).

Cette opportunité est faite pour vous si…

Vous êtes titulaire d’un Bac+2 de type immobilier ou assistanat.

Vous possédez un grand sens du service et vous êtes doté(e) d’un bon relationnel.

Vous êtes rigoureux(se), vous avez le sens de l’organisation et des priorités.