Environnement

L’assistant(e) de copropriétés travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires de copropriétés. Son rôle consiste à mettre en œuvre les différentes décisions prises lors des différentes assemblées générales, et à assister la ou le gestionnaire de copropriétés pour l’ensemble des tâches administratives liées à la copropriété.

Missions

Véritable "soutien" de votre gestionnaires de copropriétés dans la gestion d'un portefeuille d'immeubles, vous aurez de manière non limitative les missions suivantes :

Vous intervenez en soutien de votre gestionnaire dans leurs différentes missions, de l’administratif courant à la gestion des dossiers sinistres, préparation des convocations d’AG, diffusion des PV, etc…

Vous traitez avec précision et réactivité les demandes quotidiennes des copropriétaires et des prestataires,

Vous planifiez et gérez les interventions extérieures si nécessaire,

Vous assurez l’assistance à votre gestionnaire du suivi des immeubles tout au long de l’année (Assurances, contentieux, demande de devis pour travaux… )

Vous répondez aux questions des copropriétaires et êtes force de proposition pour régler rapidement chaque problème.

Et tout autre mission que jugerait utile et nécessaire l’employeur à un instant précis pour les besoins de l’entreprise

Les différentes tâches à réaliser pour le bon déroulement de votre mission et de manière non exhaustives seront :

L’accueil physique, téléphonique de la clientèle et des prestataires,

La demande ainsi que le suivi des devis et ordres de service,

La réponse aux courriers, mails sous la responsabilité de votre gestionnaire,

La visite des immeubles.

Vos compétences

Maîtrise de l'outil informatique métier et du pack office
Connaissance des méthodes et des outils mis en place par le responsable

Vos qualités

Secrétariat (organisation, rigueur, écoute, réactivité)
Sens du relationnel
Capacités d'accueil et de traitement des appels téléphoniques
Prise en charge des urgences et transmission
Gestion du temps et organisation du travail personnel
Capacité à respecter des processus
Diplomatie
Disponibilité
Dynamisme

 
Idélalement, de formation licence ou bachelor BAC +3, spécialisé(e) dans les secteurs de l'immobilier ou expérience d'au moins deux années en cabinet de syndic en tant quassistante de copropriété

Bonne qualité rédactionnelle