Présentation de l’entreprise 

Fondée en 1904 par le parfumeur Ernest Daltroff et la visionnaire Félicie Wanpouille, CARON est une Maison de Haute Parfumerie française. De leur rencontre naissent des parfums iconiques. Tabac Blond, en 1919. Pour Un Homme de CARON, le premier parfum pour homme, en 1934. Depuis 120 ans, les créations se développent autour de dualités de matières premières inattendues. Aujourd’hui, la maison Caron remet en lumière les parfums mythiques. Tout en innovant avec des propositions à la fois singulières et émotionnelles. À l’instar de Tabac Exquis, Belle de Niassa et Musc Oli. L’univers créatif prend vie à travers une imagerie sensorielle, et onirique, sous l’impulsion d’Olivia de Rothschild, Directrice Artistique de la Maison.

Descriptif du poste

L’assistant(e) de direction accompagne le dirigeant d’entreprise afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

Elle joue également un rôle clé dans la gestion des services généraux et l’amélioration du cadre de travail pour l’ensemble de l’équipe, en tant qu’Office Manager.

Responsabilités et activités principales :

Assistance de Direction (60%)

1. Gestion de l’agenda du DG :

   • Organisation des réunions internes et externes.

   • Planification des déplacements professionnels, gestion des réservations de transport et d’hébergement.

   • Coordination des rendez-vous et suivi des priorités du DG.

2. Communication et gestion des documents :

   • Gestion de la correspondance email et gestions et filtrage des appels téléphonique.

   • Rédaction, préparation et mise en forme de documents, courriers, présentations, etc.

3. Gestion des priorités et des projets transverses :

   • Aide à la gestion des projets spécifiques du DG, en collaboration avec les équipes internes.

Office Management (40%)

1. Gestion des services généraux :

   • Coordination des fournisseurs et prestataires (ménage & imprimante)

   • Gestion des appels téléphonique / accueil

   • Gestion des stocks de fournitures de bureau et des fournitures du quotidien (café, thé, eau, etc.)

2. Gestion des aspects logistiques liés à l’organisation de l’entreprise :

   • Aide à l’organisation d’événements internes ou externes, tels que les séminaires, les formations, les salons ou autres événements organisés par la société.

Profil recherché :

• Bac +3 minimum (BTS Assistant de gestion, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, etc.).

• Expérience significative en gestion de bureau ou en gestion administrative.

• Anglais courant obligatoire

• Compétences requises :

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.

• Capacité à anticiper les besoins et à prendre des initiatives.

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.).

• Aisance relationnelle et sens du service.

• Rigueur, autonomie et discrétion.

Savoir être :

• Esprit d’équipe et capacité à travailler en collaboration avec plusieurs services.

• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.

• Adaptabilité et gestion du stress.

• Proactivité et prise d’initiatives.