Rattaché.e au Chief Corporate Officer, vous :

• Garantissez le bon fonctionnement des espaces et du matériel de travail (environ 25% du temps)

  • Accueillez physiquement les rendez-vous (clients, prestataires, livreurs, etc.) des bureaux de Lyon et gérez les invitations pour les visiteurs à Station F

  • Garantissez la bonne gestion administrative du courrier (levée, dispatch auprès des personnes concernées et classement)

  • Veillez à la mise à disposition du matériel de travail (hors IT) et de vie (café, thé, pastilles pour le lave-vaisselle, etc.) au sein des bureaux

  • Gérer les prestataires externes (agence de ménage, EDF, entretien des climatisations, des extincteurs, des installations électriques, etc.)

• Assurez le bon fonctionnement de la vie des équipes (environ 15% du temps)

  • Organisez les Team Building et les petits évènements de vie d’équipe (repas d’équipe, fêtes de fin d’année, after-work, etc.)

  • Faites de petites attentions pour les collaborateurs (carte d’anniversaire, cadeaux de naissance, etc.)

  • Organisez les Morning Live

  • Rédigez des supports de communication interne

• Gérer les déplacements (environ 15% du temps)

  • Suivez la bonne gestion des déplacements en France et à l’étranger par les collaborateurs dans l’outil Swile Voyages et leur apportez un support si besoin est

  • Gérez les voitures de société (mise à disposition, entretien, cartes d’assurance, contraventions, etc.)

  • Rédigez les ordres de mission et les déclarations de sécurité sociale pour les déplacements à l’international et superviser les démarches d’immigration et de santé (type vaccins) si besoin est et en lien avec le HR Manager

• Apportez un support rapproché au CEO (environ 15% du temps)

  • Gérez son agenda

  • Préparez et organisez la logistique de ses différents événements professionnels (réunions, restaurants, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphonique, etc.)

  • Organisez et réservez ses déplacements professionnels

• Assurez des fonctions de HR Assistant en lien avec le HR Manager (environ 25% du temps)

  • Garantissez la bonne gestion administrative RH

    • Veillez à l’exhaustivité des dossiers du personnel

    • Suivez les éléments variables de paie non confidentiels (feuilles de temps, congés, abonnements aux transports en commun, etc.)

    • Suivez les visites médicales et les dossiers mutuelle santé et prévoyance

  • Facilitez l’intégration et la qualité de vie au travail des collaborateurs

    • Cogérez les onboardings et les offboardings

    • Réalisez le questionnaire sur la qualité de vie au travail

  • Participez à l’organisation et au suivi des process de recrutement (réponses aux candidats, organisation des entretiens, etc.)

  • Participez à l’organisation et au suivi des sessions de formation (salle de réunion et matériel, suivi des inscriptions, dossiers OPCO, etc.)

• Assurez des fonctions de Legal Assistant en lien avec le Legal Manager (environ 5% du temps)

  • Réalisez la mise en signature des documents juridiques

  • Assurez le suivi du process de signature, le partage et le classement adéquats des documents juridiques

  • Rédigez les courriers « simples » de résiliation

  • Assurez le suivi des assurances : répartitions des cartes vertes, sinistres non confidentiels, demandes d’assurances, etc.

💪 COMPÉTENCES & EXPÉRIENCE

• Vous avez une formation initiale de type BTS Assistant.e de Direction.

• Vous avez au moins 5 ans d’expérience sur un poste similaire.

• Vous maîtrisez le Pack Office et les outils collaboratifs et de communication.

• Vous savez organiser des évènements d’entreprise.

• Vous parlez et écrivez le français et l’anglais. La maîtrise d’une autre langue étrangère est un plus.

😀 VOUS

• Avez des capacités relationnelles fortes : écoute et esprit d’équipe

• Etes organisé.e, rigoureux.se et force de proposition

• Avez des capacités de communication à l’oral comme à l’écrit

• Avez un fort sens de la confidentialité

• Etes dynamique et réactif.ve

• Savez traiter en parallèle des sujets variés

Mais surtout, vous êtes souriant.e et motivé.e !

Chez ProovStation, tous les talents comptent. Chaque candidature est donc attentivement lue. Si vous êtes en situation de handicap, n’hésitez pas à nous poser vos questions et à postuler !

Si votre candidature est retenue, vous échangerez avec notre équipe RH puis vous rencontrerez notre Chief Corporate Officer au cours d’un entretien Métier.
Et promis nous répondons à tous nos candidat.e.s !