Département ou service de la structure :  Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC)

Catégorie/Corps : Catégorie B

Missions principales

En votre qualité de Gestionnaire administratif, vos missions principales consistent à coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, logistique et financière.

Activités principales

• Gérer les agendas de la direction des études et contrôler les échéances

• Sélectionner et diffuser de l’information en internet et en externe : mise à jour des supports d’information, des pages intranet, etc...

• Suivre les différentes campagnes liées aux activités des directions des études : doubles diplômes, forum étudiants, CDSN, etc...

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du service

• Participer à la gestion pédagogique de l’offre de formation « hors-département » dans l’outil de scolarité

• Assurer la fluidité des différentes procédures engageant les signatures ou visa de la direction des études

• Organiser, alimenter, mettre à jour les tableaux de bords d’activités

• Centraliser, trier et suivre les demandes arrivées via l’adresse générique de la DE et distribution des tâches en fonction des sujets

• Planifier et assurer la gestion administrative et logistique d’événements liés aux activités de la DE (CEVEC, jurys, réunion des directions des études de départements, etc.)

• Assurer le suivi des dépenses financières de la DE

Champs des relations

• Relations internes : interactions quotidiennes avec les étudiants, les départements, les enseignants et les services de l’école concernés

• Relations externes : liaison régulière avec les établissements ou collègues partenaires

COMPETENCES PRINCIPALES

Diplôme : BAC en secrétariat, assistanat, gestion administrative

Une expérience professionnelle similaire serait un plus

Connaissances :

• Connaissance de base en gestion financière

• Connaissance appréciée de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique

• Langue anglaise :  A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :

• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique) ;

• Savoir organiser et planifier son activité en respectant les échéances

• Savoir travailler en équipe

• Communiquer et faire preuve de pédagogie

• Savoir rendre compte et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion

Compétences comportementales :

• Être organisé, autonome, polyvalent et rigoureux

• Être réactif et avoir une grande capacité d’adaptation

• Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et de l’accompagnements des publics

• Qualités rédactionnelles et relationnelles

• Sens de la confidentialité des informations traitées