ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d’accueil du poste)

Au Sein de la Direction Générale des Services (DGS), le service Projets Immobiliers et Maitrise d’ouvrage (SPIMO) assure la gestion patrimoniale ainsi que la programmation, le suivi et l’exécution de l’ensemble des opérations immobilières du patrimoine de l’ENS en lien avec le Schéma Directeur de Stratégie Immobilière de l’établissement.

Le service est constitué de trois pôles : le pôle « projets immobiliers », le pôle « énergies, environnement et données patrimoniales », et un pôle « secrétariat – comptabilité ».

MISSION PRINCIPALE

Sous l’autorité du chef de de service, le gestionnaire administratif et financier, réalise des actes de gestion administrative et comptable dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable.

ACTIVITES PRINCIPALES

Le gestionnaire administratif et financier a en charge :

Au titre des missions de comptabilités :

• Contrôle comptable/juridique dans l’exécution des marchés tous montants : vérification des factures et états d’acomptes des marchés, calculs des révisions ; RG, garantie à 1er demande, calcul des remboursements d’avance…

• Contrôle des factures sur bons de commandes

• Coordination et lien avec SCP et CSP pour suivis des engagements et facturations des marchés (assurer la complétude des dossiers transmis, exactitude des données comptables, des lignes budgétaires imputées, nomenclature NACRE)

• Gestion des sous-traitants ;

• Suivi des immobilisations ;

• Suivi dans SIFAC des marchés et bon de commandes ;

• Veille à l’application des pénalités ;

• Traitement des DGD

• Veille aux modalités d’abondements des subventions

• Suivi des factures en attente et à relancer auprès des entreprises

Au titre des missions de gestion administrative

• Gestion administrative de l’exécution des marchés :

  • Notification sur PLACE lors de l’exécution des marchés (courriers recommandés, OS, avenants, sous-traitants, certificats et autres, PV de réception

  • Vérification de la cohérence des données contractuelles avec les pièces administratives d’exécution des marchés ‘renvoi aux bons articles des CCAP, cohérence des dates d’OS, date de réception, délai de prolongation, montants des pénalités appliquées, délai d’exécution …)

  • Veille renouvellement des pièces administrative et comptable des marchés pluriannuels (garantie et assurances des entreprises)

• Veille « formations » (recyclage habilitation, sourcing de formations spécifiques « cœur de métier »)

• Diffusion des éléments de communication

• Déploiement du process qualité (mission ponctuelle) puis vieille au bon maintien

• Gestion du chrono courriers et documents diffusés entrant/sortant, affectation du courrier

• Inventaire et commandes fournitures bureau, pharmacie, impressions, équipements EPI…

• Mise à jour des annuaires

• Demande de création des fournisseurs

• Archivages administratif papiers et numériques (courriers, copies pièces marchés, bons de commandes, facture …)

• Vérification administrative des dossiers de sous-traitance, intégration des sous-traitants dans SIFAC

CHAMPS DES RELATIONS

Internes : services administratifs de la DGS dont principalement le service finances et le service de la commande publique, plus occasionnellement les services techniques connexes (pôle maintenance, exploitation, service informatique, service sécurité …) 

Externes :   les services comptables des prestataires et entreprises sous contrats avec le service

COMPETENCES ATTENDUES

Diplôme : BAC

Expérience professionnelle : 3 à 5 ans

Connaissances :

• Environnement et réseaux professionnels

• Finances et comptabilité publiques

• Règles et techniques de la comptabilité

• Systèmes d'information budgétaires et financiers

• Règles de la commande publique

• Formalise de la rédaction administrative

• Une connaissance de SIFAC serait un plus

Compétences techniques :

• Analyser les données comptables et financières

• Appliquer des règles de gestion financières

• Assurer le suivi des engagements, des dépenses et des recettes

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC, PLACE,.. )

• Maitriser les applications de bureautique ( Word et Excel, ou equivalents)

• Mettre en œuvre une démarche qualité

Compétences comportementales :

• Sens de la confidentialité

• Rigueur / Fiabilité

• Sens de l’organisation