• Accueil multi-vecteur :

  • Accueillir les bénéficiaires, employeurs, et partenaires en présentiel, par téléphone ou par courriel.

  • Informer et orienter le public vers les interlocuteurs ou services adaptés.

  • Gérer les flux d’accueil dans le respect des procédures internes.

• Traçabilité des échanges et gestion des dossiers :

  • Enregistrer toutes les interactions dans les systèmes d’information dédiés.

  • Assurer une saisie complète et fiable des données pour le suivi des bénéficiaires et partenaires.

  • Saisir les données nécessaires à l’ouverture des dossiers des bénéficiaires.

• Présentation de l’offre de service :

  • Présenter l’offre de service de la structure lors des réunions d’information collectives ou événements.

  • Répondre aux questions des participants et orienter les publics vers les services adaptés.

• Organisation logistique :

  • Planifier et organiser les réunions internes et externes.

  • Gérer les réservations des espaces de travail collectifs.

  • Superviser la mise en place et la logistique des événements internes.

• Gestion administrative :

  • Traiter le courrier entrant et sortant, en assurer le suivi et l’archivage.

  • Rédiger des courriers types, comptes rendus et documents administratifs.

  • Recueillir et saisir les données nécessaires à la création des dossiers des bénéficiaires en vue de leur accompagnement.

  • Edition des requêtes nécessaires au suivi de l’activité.

• Qualité et amélioration continue :

  • Piloter le processus ISO 9001 intitulé “Accueillir, informer et orienter”.

  • Collaborer avec les pilotes des autres processus pour garantir l’efficacité du système qualité.

  • Contribuer à la mise en œuvre et à l’amélioration des procédures d’accueil.

• Compétences techniques :

  • Aisance rédactionnelle et bonne élocution.

  • Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes d’information dédiés.

  • Capacité à organiser et prioriser les tâches.

  • Connaissance des normes ISO 9001 et des exigences qualité (un plus).

• Savoir-faire relationnel :

  • Sens du service envers les clients internes et externes.

  • Capacité à gérer les situations d’accueil avec bienveillance et rigueur.

  • Aptitude à travailler en équipe et à collaborer efficacement.

• Savoir-être :

  • Rigueur et organisation.

  • Réactivité et autonomie.

  • Goût pour le contact humain et la communication.

• Formation : Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.

• Expérience : Une première expérience dans un rôle d’accueil ou d’assistanat administratif.

• Disponibilité : immédiate.

Etude des candidatures en vue d’une session de recrutement collective le 14/01/2025, tests, puis entretien individuelle.