Sous la responsabilité de la directrice de l’administration des ventes :

MISSIONS :

1. Gestion des dossiers administratifs :

• Réceptionner et vérifier les dossiers envoyés par les clients. S’assurer de la cohérence des informations fournies ;

• Traiter les dossiers incomplets en lien avec le client, relancer les clients dont les dossiers ont été mis en attente et en assurer le suivi ;

• Enregistrer les commandes de ventes dans l’ERP dans le respect des procédures définies, de la saisie de la commande à la facturation de la prestation ;

• Veiller à constituer les dossiers administratifs (dématérialisés) en recueillant l’ensemble des éléments en cohérence avec les règles de la comptabilité publique et les procédures de la direction ;

• Répondre aux questions des clients ;

• Respecter les délais de traitement des dossiers.

2. Gestion de la facturation clients :

• S’assurer de disposer de l’ensemble des éléments permettant la facturation des prestations ;

• Traiter les litiges de facturation, en lien avec l’agence comptable ;

• Traiter les titres rejetés ou à recycler sur le portail Chorus.

3. Suivi de l’activité :

• Participer au suivi de l’activité, en lien avec des interlocuteurs internes et externes ;

• Dans le cadre du suivi des ventes prévisionnelles, faire le point avec les acheteurs et alerter sur les dossiers « en attente », notamment dans le cas de marchés subséquents ;

• Participer à des travaux permettant le suivi global de l’activité.

4. Autres tâches :             

• Participer aux différents projets menés par le service.

CONDITIONS D’EMPLOI :

• Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique (détachement) et aux contractuels (CDI)

• 37h hebdomadaires, 12 RTT

• Télétravail possible jusqu’à 3 jours par semaine selon l’organisation du service

• Titres-restaurant de 11,50 euros pris en charge à 60% par l’employeur

• Mutuelle collective facultative

• Prise en charge du pass Navigo à hauteur de 75%

• Diplôme de niveau Bac+2/+3

• Expérience de 2 ans minimum sur des fonctions similaires

COMPETENCES :

• Organisation, autonomie, réactivité

• Rigueur, sérieux, implication

• Sens de la confidentialité

• Ponctualité, disponibilité, polyvalence

• Un premier entretien avec un représentant des ressources humaines

• Un second entretien avec la directrice de l’administration des ventes