En tant qu'assistante de direction, vous serez le point de contact privilégié pour nos directeurs et aurez pour principales responsabilités :
Gestion administrative :
Assister le Directeur Technique (membre du COMEX) et de 9 autres membres du Comité de Direction Technique (CODIR DT)
Consolider hebdomadairement les Faits Marquants de la Direction, en assurer une relecture objective après sélection par le Directeur Technique , puis la diffusion
Rédiger , Gérer et Diffuser des notes d'organisation
Coordonner les agendas (notamment les double booking)
Anticiper les absences (organiser son remplacement, coordonner la planification des absences des membres de CODIR DT concernés
Organiser des réunions ou rendez-vous, réserver les salles et les outils de visioconférence
Organiser les séminaires de direction et assurer la logistique annuelle des DT Discovery Days (300 pers environ)
Organiser des petit-déjeuners ou déjeuners de site avec les salariés sur demande du Directeur Technique
Préparer les dossiers/réunions à l'avance des échéances importantes, organiser les réunions préparatoires nécessaires, informer les parties prenantes des futures échéances
Organiser les déplacements en France et à l'étranger, via l'outil dédié, en lien avec l'agence de voyage, dans le respect de la politique voyage
Préparer les notes de frais (sur sollicitation des membres du CODIR), en assurer le suivi notamment via SAP et contrôler la cohérence avec le relevé de dépenses de la carte affaire
Suivre le bon remboursement des notes de frais
Préparer et suivre les dossiers de demande de visas, faire établir les documents nécessaires
o Veiller au bon fonctionnement des équipements du Comité de Direction : Faire l'interface avec les Moyens Généraux
o Gérer le courrier
ARIBA : Assurer le suivi des cockpits ARIBA et relances éventuelles vers les préparateurs , Création de DA, réception de PVA
Assurer la Gestion des 2 cartes achats DT : relevé mensuel des factures et envoi la comptabilité
Planifier et suivre les workflow de validation des Interventions Hors sites
Coordonner les éventuelles visites externes :
Prévoir la logistique (salles, taxis, agenda, accès, goodies, chevalets, déjeuners, pauses…)
Coordonner les interventions des autres acteurs
S'assurer de la qualité des prestations et de la fluidité des visites VIP le jour J
Support opérationnel :
Assurer l'assistanat de proximité d'une partie des équipes Ingénierie (115 personnes) présentes sur le site de Massy.
Assurer l'approvisionnement en fournitures de bureau en fonction des besoins
Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs (y/c temporaires) et assurer une prise de poste opérationnelle rapide
Ainsi, qu'assurer les autres missions ponctuelles pouvant être confiées.
Diplôme en gestion, administration ou domaine connexe.
Expérience significative en tant qu'assistante de direction, idéalement dans un environnement technique ou industriel.
Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels de gestion de projet) ainsi qu' être la maitrise de l'outil ARIBA..
Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
Sens de l'initiative, autonomie et capacité à travailler en équipe.
Confidentialité : Traiter des informations sensibles avec la plus grande discrétion et professionnalisme.
Ces entreprises recrutent aussi au poste de “Équipe de direction”.
Le Plessis-Robinson
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