• Sous l’autorité du Directeur exécutif, et en coopération avec les responsables pédagogiques de l’Ecole et d’autres interlocuteurs et services qui contribuent à la mise en oeuvre du projet pédagogique de niveau master, vous devrez, notamment, assurer les missions suivantes:

Fonctions spécialisées de secrétariat pédagogique :

• Accueil et renseignement des différents publics : élèves et enseignants accueillis au secrétariat, par téléphone ou par email et orientation vers les différents interlocuteurs dans Sciences Po;
• Gestion des rentrées semestrielles (deux rentrées par an) : création et paramétrage des unités pédagogiques dans le logiciel de gestion de la scolarité (Banner), élaboration et envoi des grilles horaires d’enseignement, collecte de leurs souhaits et besoins de matériel pédagogique et relances, réservation des salles, organisation des réunions de rentrée. Collecte des programmes de cours et de conférences, mise en forme et transmission pour reprographie, mise en ligne et documentation. Mise à jour de l’annuaire et des coordonnées des enseignants dans Banner, préparation des courriers de recrutement, suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques en ligne et manuelles des élèves, gestion des fiches d’évaluation des étudiants par les enseignants et des enseignants par les étudiants;
• Concours à la qualité de la pédagogie : établissement des statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de l’activité, participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec les autres services , préparation et suivi des élections de délégués élèves dans les enseignements, suivi du déroulement des enseignements et de la mise à disposition de matériel pédagogique, organisation le cas échéant de séances de rattrapage, suivi de l’assiduité des élèves, préparation des examens intermédiaires. Participation aux forums et rencontres avec les professionnels ainsi qu’au suivi des stages, des offres d’emploi et des jeunes diplômés;
• Gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notations des élèves et contrôle de l’assiduité, suivi des dossiers d’évaluation des enseignants par les élèves, aide à la préparation des jurys de diplôme, organisation de la notation en ligne par les enseignements pour les contrôles continus.

Fonctions classiques :

• Activités classiques de fonctionnement d’un secrétariat : organisation de réunions et rendez-vous, accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique, photocopies, fournitures, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc;
• Réalisation des activités de secrétariat inhérentes aux projets spécifiques confiés aux responsables pédagogiques.

Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui près de 1000 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents.

The Paris School of International Affairs (PSIA) a pour objectif principal d'offrir une formation à la fois théorique et professionnalisante d'excellence dans différents secteurs qui régissent la société internationale. Dans un environnement multiculturel, les futurs jeunes professionnels développeront à la fois des aptitudes opérationnelles, une connaissance de terrain polyvalente, ainsi que des capacités d'analyse et de synthèse leur permettant d'évoluer dans un monde en constant changement.

• De formation Bac + 2, vous bénéficiez d’expériences significatives réussies (4 - 8ans) des métiers de l’assistanat, et si possible dans une activité similaire
• Excellente maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel (notamment les tableaux croisés dynamiques et les fonctions de calculs), messageries électroniques, navigation internet et capacité à maîtriser rapidement Banner (logiciel de gestion de la scolarité)
• Sens du service et esprit d’équipe
• Capacité à passer rapidement d’une tâche à une autre – Grande polyvalence
• Sens de la confidentialité
• Qualités rédactionnelles
• Réactivité, rigueur et sens du reporting
• Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail seul (e) ou en équipe
• Excellente maîtrise de l’anglais, une troisième langue serait un plus;
• Une bonne connaissance de Sciences Po serait appréciée
• Sens du contact prononcé - bon relationnel avec les différents publics essentiel (étudiants, professeurs, VIPs)

Avantages :

• Télétravail (2 jours/semaine)
• Rémunération fixe sur 12 mois
• 40 jours ouvrés de congés payés par an
• Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
• Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an)
• Titres Restaurant
• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
• Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.