Vos principales fonctions sont :

Evénementiel

- Piloter l'ensemble des événements de l’Executive Education : rédaction du cahier des charges et gestion du budget dans le cadre de la promotion et du déroulé des formations (masterclass et formation en partenariat, conférences, salons, etc.) et dans le cadre des actions de fidélisations (événements grands comptes, remise de certificats et de diplômes) ;

- Organiser les événements de type remises de certificats et diplomation (réservation des salles, production des supports de communication, rédaction des discours et éléments de langage, etc.) ;

- Sélectionner et piloter les prestataires pour la réalisation de l'événement (agences de communication, agences de production, référents marché, etc.) ;

- Collaborer avec les équipes marketing et sales ainsi qu’avec les partenaires externes pour concevoir, diffuser les supports de communication et de promotion et assurer le suivi de projets

- Superviser les prestataires restauration (restaurants et référents marché) du petit-déjeuner, déjeuner et cocktails ponctuels le soir : assurer le bon déroulement des opérations et le respect des délais de livraison, ainsi que la reprise du matériel ;

- Gérer le retour d'expérience sur mesure de la satisfaction des participants (contrôler les préparations et le bon déroulement de l'événement, mesurer l'impact de l'événement à partir des outils disponibles).

Accueil clients

- Manager un coordinateur logistique ;

- Gérer au quotidien les des espaces pédagogiques ;

- Participer à l’identification de salles en collaboration avec le pôle planning de la direction de l’immobilier de Sciences Po au sein de Sciences Po et à l’extérieur si besoin ;

- Saisir au fil de l'eau des réservations de salles dans le logiciel ad hoc ; gestion et ajustement quotidien des demandes de salles ;

- Participer à la gestion courante des salles et de l'accueil du public (préparation des salles, restauration courante, matériel spécifique (TV, caméra...) ou pédagogique (informatique, audiovisuel, assistance ponctuelle aux intervenants en phase d'utilisation opérationnelle (ordinateurs, vidéoprojecteurs, caméras, audioconférences) ;

- Réceptionner et contrôler les marchandises (plateaux repas, catalogues, fournitures) ;

- Garantir la qualité de service de la prestation de formation.

Le poste est basé à Paris (7ème), ouvert en CDI.

Sous la responsabilité de la Directrice Marketing, vous mettrez en œuvre les différentes actions événementielles et de planning opérationnel liées aux activités de l'Executive Education. Vous occupez une fonction transverse au sein de l'Exed et vous managez un coordinateur logistique F/H.

Sur la partie événementielle, vous êtes en charge des événements institutionnels de l'Executive Education (remise des diplômes et de certificats, remises de prix, réceptions etc.) et des événements marketing (conférences, Executive Days, journées portes ouvertes, etc).

Sur la partie accueil clients, en étroite collaboration avec les directrices des pôles programmes France et International, vous supervisez l'accueil des participants de l'ensemble des programmes dispensés par l'Executive Education. Vous êtes le garant de la planification des salles, ainsi que du bon déroulement logistique des programmes et des services.

Profil 

- Formation supérieure initiale de niveau Bac +3 à Bac +5 en école de commerce ou université

- Une expérience professionnelle réussie sur un poste similaire de 2 à 5 ans

- Maitrise des outils informatiques

- Anglais professionnel (niveau C1 souhaité)

- Une première expérience managériale souhaitée

- Souci du détail, rigueur dans la gestion des tâches

- Grand sens du service client

- Excellent sens relationnel et sens de la diplomatie

- Organisation, autonomie, excellentes capacités de gestion

- Travail en équipe

Avantages :

- Télétravail (occasionel ou régulier à hauteur de 1 ou 2 jours/semaine) 
- Rémunération fixe sur 12 mois et primes
- 40 jours ouvrés de congés payés par an 
- Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance) 
- Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an) 
- Titres Restaurant 
- Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire  
- Offre sociale et culturelle du CSE 

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.