Contexte

Vous voulez rejoindre une équipe dynamique au service de plus de 250 000 allocataires ? Vous avez le goût du contact, du travail en équipe et du challenge ? N'hésitez plus et rejoignez la CAF de l'Essonne.

Organisme de droit privé assurant une mission de service public, la Caisse d'allocations familiales de l'Essonne emploie environ 500 salariés pour accompagner les partenaires ainsi que les familles dans leur vie quotidienne.

Le secrétariat de direction est composé habituellement de six assistantes de direction.
Dans un contexte marqué par plusieurs absences longues durées et un départ à la retraite, la direction générale recrute un poste de secrétaire de direction en CDD pour une durée de 6 mois.

Ce poste de niveau 5A, a pour vocation de s'inscrire en transversalité et en soutien avec les autres assistantes de direction.

Aussi, les missions qui seront confiées à la titulaire demandent une certaine polyvalence et une maitrise du poste de secrétaire. En effet, la titulaire se verra confier différents dossiers à part entière qui relèvent de plusieurs directions (métiers et supports).

Mission/Activités

Le titulaire du poste assurera une présence sur site tous les jours. Le télétravail est toutefois possible sur demande.

Le/la titulaire devra assumée les missions issues du socle d'activités transverses :

• Secrétariat : courriers des directeurs, suivi des messageries mails de directeur, agendas, préparation d'instances et de rendez-vous internes et externes…
• Ordonnancements
• Diffusion des publications internes via M@doc
• Suivi des informations du réseau (Syrion)
• Gestion des heures Supplémentaires
• Courriers (saisie, arrivées, départs)
• Gestion Codir
• Suivi des Balfs : Direction, Présidence
• Organisation des événements de direction
• Suivi des agendas, messagerie (alerte ADD)
• Ecrire de la part des directeurs
• Participe et/ou prend en charge l'organisation d'événements de direction (quel que soit la direction)
• Participe et/ou prend en charge l'organisation de certaines instances internes ou réunions externes (de type partenariales)
• Soutien les directeurs dans la conduite de leur projet : planification de réunions, invitation, gestion logistique, préparation de power power ou Klaxoon, prise de notes, saisie et diffusion du compte-rendu.
• Coordination sur les permanences, Télétravail, congés ...
• Surveillance des épreuves des jury RH

Le/la titulaire assurera également :

• Les suppléances des autres secrétaires (selon planning et charges en cours)

Le poste proposé est éligible au télétravail.

Compétences

Les qualités demandées :

• Sens de l'organisation
• Capacités d'adaptation
• Force de proposition
• Esprit d'équipe et de solidarité

Formation

Bac+2 assistante de direction avec une expérience en secrétariat

Informations complémentaires

Dans le cas où votre candidature est retenue, vous serez convoqué pour la réalisation d'un test et d'un entretien le 22 août.

Rejoindre la Caf c'est partager les valeurs de la sécurité sociale et aussi bénéficier de certains avantages :

- Une rémunération sur 14 mois

- Des tickets restaurants : valeur 11,52€ (60% pris en charge par l'employeur)

- Des horaires variables qui donnent la possibilité d'arriver entre 7h15 et 9h30 et de finir entre 15h30 et 18h45

- La possibilité de jours de télétravail sur demande

L'idéal pour concilier vie privée et professionnelle !

Bac+2 assistante de direction avec une expérience en secrétariat