Assistanat de Direction :

• Gère l'agenda des membres de la DT (Direction Territoriale)
• Réserve des véhicules de service
• Prépare, prend en charge et suit des dossiers particuliers (médailles du travail, organisation des vœux, liens agenda avec les représentants de proximité (RP), gestion de l'anniversaire de la sécurité sociale et du quizz…)
• Assure un appui administratif et logistique de la direction territoriale

Gouvernance et représentation :

• Prépare, organise et assure le suivi du conseil départemental en lien avec le président du conseil et la directrice territoriale : planification, préparation de l'ordre du jour sur la base du kit régional, sollicitation des intervenants, envoi des convocations et des supports de présentation, préparation de la salle, accueil des conseillers, gestion des frais, réalisation du PV, point d'entrée des demandes des conseillers
• Assure la gestion des frais des conseillers départementaux pour l'IDIRA (instances départementales d'instructions des recours amiable) et est leur interlocuteur

Fonctionnement, animation et vie du site :

• Est membre du comité d'animation du site
• Participe à l'animation des sites de la direction territoriale (actions de communication, organisation d'événements internes…)
• Est responsable des achats locaux et est référent(e) pour les commandes de fournitures
• Intervient en appui pour la communication interne de la DT (Viva Engage, …)
• Décline l'affichage sur son site : sujets transversaux, campagnes nationales ou locales, …
• Met en œuvre les actions d'appui aux fonctions : gestion des commandes de café d'accueil et plateaux repas

Sécurité des personnes et des biens :

• Est l'appui du référent sécurité en matière d'affichage sécurité, de contrôles réglementaires…
• Planifie et réalise le suivi des formations sécurité (SST, EPI, RE, …)

Immobilier et gestion des bâtiments :

• En cas de dysfonctionnement, soumet une déclaration d'incident au pôle logistique
• Assure le suivi des signalements faits par la DT auprès du pôle logistique

Autres activités :

• Gère les demandes de réservations de transports et d'hôtels lors des déplacements des collaborateurs

Avantages et conditions de travail :

• Bureau partagé
• Horaires variables s'inscrivant dans une amplitude entre 7H10 et 18H30
• Souplesse choix temps de travail avec RTT selon les accords d'entreprise
• Possibilité jusqu'à 3 jours de télétravail hebdomadaire sous conditions
• Titre-restaurant avec 60% de part patronale,
• Rémunération sur 14 mois,
• Prime d'intéressement,
• Prime de crèche (enfants moins de 3 ans), selon les conditions de la convention collective de la sécurité sociale
• Mutuelle entreprise avec 50% de part employeur
• Mobilité durable/RSO : Participation au transport (vélo, transports en commun et co-voiturage)
• Prise en charge des abonnements mensuels transports en commun à hauteur de 75%
• Prestations CSE

Formation

• Bac +2 dans le domaine de la gestion administrative (assistance de direction, assistant manager, gestion administrative des entreprises …) et/ou expérience significative sur des missions similaires
• Aisance sur les outils digitaux (office 365, Outlook, Teams)

Compétences

• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite (qualités rédactionnelles avérées pour la rédaction de procès-verbaux, courriels, comptes-rendus …)
• Qualités relationnelles, sens du contact, diplomatie
• Forte capacité à anticiper et à prendre des initiatives
• Discrétion, sens de la confidentialité et du service
• Capacité à travailler dans une dynamique d'équipe collaborative
• Capacité d'adaptation et d'organisation, de rigueur et d'autonomie
• Capacité de reporting