Sous l'autorité de la Directrice de pôle, l'assistante de Direction a pour rôle d'optimiser la gestion administrative du pôle et de faciliter l'activité de la Direction.

- Coordination et communication : Interface entre la Direction et les interlocuteurs internes/externes, gestion des courriers, agendas, et boîtes mails génériques.

- Suivi des dossiers et anticipations : Anticiper les échéances, suivre l'avancée des dossiers, signaler les dysfonctionnements.

- Organisation des réunions et événements : Préparer les réunions (convocations, planning, réservation des salles), événements et manifestations, rédaction des compte-rendu et procès-verbaux.

- Gestion documentaire : Mettre à jour et diffuser les documents institutionnels (organigramme, annuaires, listes de diffusion).

- Support administratif : Préparation des documents (courriers, rapports), gestion des tâches administratives courantes et secrétariat autonome.

Gestion de la paie et du personnel médical

- Recueillir et vérifier les informations pour la paie.

- Suivre les demandes d'acompte, bulletins de salaire, astreintes et absences (congés, RTT, arrêts…)

- Organiser les formations (inscriptions, convocations, accueil des prestataires).

Autres responsabilités

- Gestion logistique : Commande des fournitures, organisation des déplacements, préparation des salles de réunion.

- Communication interne : Actualisation des affichages et diffusion des informations locales.

- Participation à la démarche qualité : Contribuer à la certification et aux instances de l'établissement, y compris la commission des usagers.