Contexte

En proche collaboration et avec le soutien de l’équipe de l’Impact Unit SUD (PACA) et sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière, votre mission consiste à apporter un appui à la gestion administrative, financière et logistique des activités Simplon SUD, notamment des actions de formation.

Missions principales

Administratif et Finance :

• S’assure de la gestion et du suivi administratif et financier des actions de formation et des projets :

• Facturation, dépôts et suivi des factures sur les différents portails publics et privés (OPCO pour l’alternance, Pole Emploi, Chorus Pro…)

  • Est garant.e de la bonne complétion des informations dans notre ERP Odoo (bons de commande, facturation, analytique selon les process internes)

  • Suivi du recouvrement des factures clients

  • Suivi des subventions : collecte et archive l’ensemble des pièces requises par les différents financeurs/partenaires et notamment les documents nécessaires à la réalisation des bilans intermédiaires et finaux (centralisation des factures, et compilation dans tableaux de suivis budgétaires/subventions).

  • suivi des charges directes liées à la formation et indirectes de Simplon SUD (veille à la bonne imputation des codes analytiques) ;

• Constitue et appui au montage des contrats d’alternance (convention de formation et cerfa), suit les dossiers, établit les documents et les pièces administratives qui y sont liés : enregistre et met à jour les informations et documents dans les outils, les bases de données dédiés selon les procédures Simplon (logiciel Ypareo) ;

• Création de contrats de prestations de formateur via les outils interne (logiciel Ypareo),

• Appuie l’équipe dans le suivi des devis et factures afférents ;

• S’assure du bon paiements des factures prestataires, suivi des campagnes de paiements

• Est garant·e de la centralisation et du bon classement de l’ensemble des documents administratifs, juridiques et comptables, des prestataires mais aussi des fiches de présence des apprenant·e·s, les contrats et les pièces financières ;

• Veille à la conformité des dossiers en général (procédure interne classement et archivage des documents administratifs, qualiopi)

Logistique :

• S’assure de la bonne gestion des stocks de fournitures, et des relations avec les différents fournisseurs (fournitures diverses, ménage des fabriques…) ;

• Participe aux démarches logistiques du fonctionnement quotidien des fabriques, veille à la conformité des locaux (baux, ERP, incendie, assurance, accessibilité…), notamment lors d’un lancement de formation (déménagements) ou lors d’évènements ponctuels ;

• Assure des missions transversales de l’Impact Unit SUD et de la direction financière du siège de Simplon.

Compétences attendues

• Utilisation d’outils bureautiques et collaboratifs (suite Google - traitement de texte,tableur, google drive…)

• Aisance informatique permettant de s’adapter aux différents outils numériques et plateformes

• Techniques de gestion administrative

• Proactivité, autonomie, rigueur, capacité à trouver des solutions, bonne gestion du stress

• Gestion des priorités, planification et respect des délais, organisation de son travail

• Compréhension des enjeux liés à la formation professionnelle dans les territoires (connaissance du fonctionnement d’un organisme de formation serait un plus).

• Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale

• Aptitudes relationnelles, écoute, capacité à travailler en équipe (collaboration, communication)